Principais erros na gestão da folha de pagamento: como evitar

A folha de pagamento é um dos documentos mais críticos de qualquer empresa e, ao mesmo tempo, um dos mais sujeitos a falhas. Em 2025, as empresas brasileiras pagaram cerca de R$ 50,6 bilhões em ações trabalhistas, o maior valor nominal da série histórica, segundo dados da HR Tech Sólides. Um salto de 74,5% em relação a 2020. Parte relevante desse passivo tem origem em erros que, na maioria dos casos, eram evitáveis. Este artigo mostra quais são, como acontecem e o que fazer para não deixar que cheguem até a Justiça do Trabalho. Leia mais abaixo.

Índice:

• Folha errada é problema de hoje com juros para amanhã
  • Leia também: Tudo sobre gestão de sistema de folha de pagamento

Folha errada é problema de hoje com juros para amanhã

A complexidade da legislação trabalhista brasileira é real. São tabelas de INSS, alíquotas de IRRF, FGTS, horas extras, adicionais, convenções coletivas e obrigações acessórias que se atualizam com frequência. Nesse cenário, erros não são exceção. São quase inevitáveis quando os processos não estão bem estruturados.

O problema é que o custo de um erro na folha raramente fica só na correção. Ele se desdobra em multas, retrabalho, impacto na relação com o colaborador e, nos casos mais graves, em ações trabalhistas. Como explicou Alessandro Garcia, co-CEO da Sólides, à Exame: "Falhas aparentemente simples, como lançamentos incorretos, descontos indevidos ou erros no cálculo de encargos, podem gerar os chamados passivos trabalhistas silenciosos." Silenciosos porque crescem sem fazer barulho, até que viram processo.

Leia também: Tudo sobre gestão de sistema de folha de pagamento

Os erros que ninguém quer admitir que comete

Conhecer os erros mais frequentes é o primeiro passo para evitá-los. Aqui estão os que mais aparecem e mais dão prejuízo para as empresas:

Cálculos com tabelas desatualizadas

As alíquotas de INSS, as faixas de IRRF e os valores de benefícios como o salário mínimo são revisados com regularidade. Usar tabelas antigas gera descontos incorretos que prejudicam o colaborador ou geram obrigação para a empresa. A Portaria MTE nº 66/2024 já atualizou os valores de referência, e a Portaria MTE nº 1.131/2025 trouxe novas regras de gradação de multas. Quem não acompanhou está operando com parâmetros errados.

Falta de integração entre ponto e folha

Sem integração, horas extras, faltas, atrasos e banco de horas precisam ser lançados manualmente. Cada lançamento manual é uma oportunidade de erro. Segundo o portal Contábeis, a ausência dessa integração é uma das principais causas de pagamentos incorretos e descumprimento de jornada registrada nos tribunais trabalhistas.

Erros no cálculo de verbas rescisórias

Rescisão tem prazo, tem cálculo específico e tem incidência de encargos que variam conforme o tipo de desligamento. Falhas aqui são algumas das mais frequentes em ações trabalhistas. Férias proporcionais, 13º, aviso prévio indenizado e multa do FGTS precisam ser calculados com precisão, e qualquer desvio vira passivo.

Inconsistências no eSocial

Desde que o eSocial se tornou obrigação, erros de folha têm reflexo direto nas obrigações acessórias. Com a extinção da DIRF em 2026, o Informe de Rendimentos passou a ser gerado automaticamente a partir dos dados enviados ao eSocial e à EFD-Reinf ao longo do ano. "Erros cometidos ao longo de 2025 já contaminaram o informe entregue em 2026", alertou Maurício Lopes da Cunha, coordenador de pós-graduação em Gestão Tributária da FECAP. 

Falhas em registros trabalhistas podem gerar multa de R$402,53 por empregado, com possibilidade de duplicação caso a irregularidade seja identificada pela fiscalização antes da empresa.

Férias e benefícios concedidos incorretamente

Concessão fora do período aquisitivo, cálculo errado do terço constitucional ou gestão inadequada de benefícios como vale-alimentação e vale-transporte geram tanto passivo trabalhista quanto desconforto direto com o colaborador. São erros que a pessoa percebe imediatamente no holerite.

Vale conferir: Holerite sem mistério: o que o RH precisa explicar aos colaboradores

O custo que não aparece no holerite, mas aparece no balanço

A FGV estima que a legislação trabalhista brasileira representa entre 17% e 48% do custo total de cada empregado. Erros na folha adicionam camadas extras a esse custo. Segundo a Portaria MTE nº 1.131/2025, multas por descumprimento de obrigações no eSocial podem chegar a R$336.841,70 por infração em casos relacionados a saúde e segurança do trabalho. No campo previdenciário, penalidades por dados incorretos ou omitidos variam de R$636,17 a R$63.617,35.

Além do custo financeiro direto, há o custo reputacional. Como pontuou Débora Castro, DPO as a Service da 4Business, ao portal Pontotel: "Uma multa é algo calculável, mas um prejuízo na reputação é muito mais difícil de mensurar. Não é possível calcular o impacto na imagem da empresa e nas consequências que isso pode acarretar." No mercado em que retenção de talentos já é desafio, uma empresa que erra na folha sistematicamente tem problema de marca empregadora também.

Processo antes de tecnologia. Tecnologia antes de retrabalho

A automação resolve muito, mas não resolve tudo. Antes de implantar qualquer sistema, é preciso ter os processos mapeados e as responsabilidades claras. Tecnologia em cima de processo ruim só acelera o erro. O caminho correto tem quatro etapas:

• Mapear e revisar o processo atual: quem faz o quê, em qual prazo e com base em quais fontes de dados. Esse diagnóstico expõe os pontos de risco antes que eles virem autuação.
• Integrar os sistemas: ponto, RH, benefícios e folha precisam conversar entre si. A falta de integração é a principal causa de informações desencontradas e lançamentos duplicados ou omitidos. Sistemas que operam em silos multiplicam a chance de erro.
• Automatizar com conferência: automação reduz erro humano, mas não elimina a necessidade de revisão antes do fechamento. Um checklist de conferência periódica, especialmente em meses com eventos atípicos como dissídio coletivo, reajuste salarial ou demissões em volume, é parte essencial do processo.
• Capacitar continuamente a equipe: a legislação trabalhista muda. A equipe que opera a folha precisa acompanhar essas mudanças. Segundo o portal Pontotel, "o desconhecimento da regra não impede a penalização." Treinamento regular não é custo, é proteção.

Aprofunde-se no assunto: Inteligência Artificial e Automação na Gestão de Pessoas

Boas práticas que evitam problemas 

Algumas ações de controle que fazem diferença no dia a dia da gestão da folha:

Calendário de obrigações 

Datas de envio ao eSocial, fechamento da folha, pagamento de salários, recolhimento de FGTS e INSS precisam estar organizadas em um calendário compartilhado com toda a equipe envolvida. Prazo perdido é multa certa.

Auditoria periódica

Revisão independente dos cálculos, especialmente em folhas com muitas variáveis, como comissionados, horistas e colaboradores com contratos atípicos. Empresas com mais de 200 colaboradores que não realizaram auditoria completa do eSocial em 2025 estão operando com passivo fiscal não quantificado, segundo a BMS RH Tech.

Checklist de fechamento

Uma lista estruturada dos pontos a conferir antes de fechar a folha: tabelas atualizadas, lançamentos de ponto revisados, benefícios conferidos, eventos atípicos documentados. Simples, mas eficaz.

Regularizar antes da fiscalização

A Lei 8.212/91 permite a redução de até 50% das multas previdenciárias para empresas que regularizam antes de serem notificadas. Encontrou um erro? Corrigir rápido custa menos do que esperar a autuação.

Folha certa não é só um detalhe

A gestão da folha de pagamento não é tarefa burocrática que pode ser feita no piloto automático. Ela sustenta a relação de confiança com cada colaborador, cumpre obrigações legais rigorosas e, quando bem feita, protege a empresa de um passivo que cresce silenciosamente.

Processo estruturado, tecnologia integrada e equipe atualizada são os três pilares de uma folha que não gera surpresas. E em um cenário em que as ações trabalhistas bateram recorde histórico em 2025, cuidar da folha é, acima de tudo, cuidar da saúde financeira e da reputação da empresa como empregadora.

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