O fim da papelada: como a admissão digital agiliza a contratação

A transformação digital tem impactado profundamente a forma como as empresas contratam e integram novos colaboradores. Nesse cenário, a admissão digital surge como uma solução estratégica para substituir processos manuais, longos e burocráticos por fluxos automatizados, seguros e muito mais eficientes. 

Por meio de plataformas digitais, é possível coletar documentos, validar informações, assinar contratos eletronicamente e acompanhar cada etapa do processo em tempo real, reduzindo erros, custos operacionais e o tempo entre a aprovação do candidato e o início das atividades.

Mais do que uma tendência, a admissão digital se tornou uma necessidade para organizações que buscam agilidade, conformidade legal e uma melhor experiência para o novo colaborador desde o primeiro contato com a empresa. Saiba mais sobre o assunto!

Índice:

• O que é o processo de admissão digital?
  • Leia também: Carteira de Trabalho Digital: praticidade e inovação

O que é o processo de admissão digital?

A admissão digital consiste em conduzir todo o processo de contratação de forma online, utilizando soluções tecnológicas para automatizar atividades operacionais, receber documentos eletronicamente e conectar as informações diretamente aos sistemas de Recursos Humanos.

Nesse modelo, a papelada e as etapas presenciais dão lugar a um fluxo totalmente digital. O envio de documentos, a assinatura eletrônica de contratos, o registro no eSocial e até a realização de entrevistas, alinhamentos culturais e onboarding acontecem por meio de plataformas digitais e videoconferências. Documentos como contratos, carteira de trabalho e registros pessoais são coletados, validados e armazenados eletronicamente.

Leia também: Carteira de Trabalho Digital: praticidade e inovação

Esse formato ganhou força com a expansão do trabalho remoto e híbrido, atendendo à demanda por processos de RH mais modernos, ágeis e eficientes. Mais do que otimizar rotinas administrativas, a admissão digital se consolida como uma abordagem estratégica, capaz de influenciar positivamente tanto a experiência das pessoas colaboradoras quanto a produtividade das equipes de RH.

Ao digitalizar a admissão, as empresas conseguem diminuir falhas, organizar informações em um único ambiente, acelerar prazos e oferecer uma jornada de entrada muito mais simples, intuitiva e acolhedora, fatores que contribuem para o engajamento, a integração e o fortalecimento da cultura organizacional.

Quantos dias após a admissão aparece na carteira digital?

Após a empresa realizar o envio das informações ao eSocial, o vínculo empregatício costuma aparecer na Carteira de Trabalho Digital em até 48 horas. Esse é, em média, o período necessário para que os sistemas governamentais recebam, validem e disponibilizem os dados ao trabalhador.

Em determinadas situações, no entanto, essa atualização pode levar mais tempo, já que o registro passa por múltiplas etapas e depende da integração entre diferentes plataformas oficiais.

Caso já tenham se passado mais de 48 horas e o contrato ainda não apareça na Carteira de Trabalho Digital, a orientação é procurar o setor de RH para confirmar se o envio ao eSocial foi feito corretamente.

Como fazer admissão com CTPS digital?

1. Cadastre a empresa no eSocial

O primeiro passo é realizar o cadastro no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). É por meio dele que ocorre a migração da carteira de trabalho física para a digital.

2. Reúna os dados dos funcionários

Tenha em mãos o CPF de todos os colaboradores, tanto dos novos contratados quanto daqueles que já fazem parte da empresa antes da adoção da carteira digital.

3. Acesse o portal oficial do governo

Entre no portal do Ministério da Economia/Gov.br e faça login com suas credenciais. No sistema, procure a opção de registro ou admissão de trabalhadores.

4. Preencha os dados do colaborador e faça o envio

Informe corretamente os dados pessoais, como:

• Nome completo
• CPF
• Data de nascimento
• Documento de identidade

Em seguida, preencha as informações contratuais:

• Data de admissão
• Cargo
• Salário
• Jornada de trabalho

Antes de enviar, confira se todos os dados estão corretos e atualizados para evitar pendências ou atrasos no registro. Após o preenchimento completo, faça o envio dos dados para o sistema.

5. Aguarde a confirmação do registro

O sistema irá processar as informações. Após a validação, o vínculo ficará disponível na Carteira de Trabalho Digital do colaborador.

6. Respeite os prazos legais

• Novos funcionários: devem ser cadastrados em até cinco dias úteis após a admissão.
   
• Funcionários antigos: devem ser incluídos conforme a organização interna, mas é recomendado priorizar essa regularização.

7. Mantenha os dados sempre atualizados

Após a admissão, todos os eventos trabalhistas devem ser informados eletronicamente no eSocial, como:

• Alterações salariais
• Férias
• Afastamentos
• Desligamentos

Prazos importantes:

• A maioria dos eventos deve ser registrada até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência.
• Em caso de demissão, o prazo é de até 10 dias para comunicar no sistema.

Contrato em aberto na Carteira de Trabalho Digital: como resolver?

Após a formalização do desligamento, a empresa dispõe de até 48 horas para registrar a baixa do contrato na Carteira de Trabalho do empregado.

Se o vínculo continuar aparecendo como ativo, o primeiro passo é o trabalhador entrar em contato com a organização, informar o problema e solicitar a regularização. Caso não haja solução, é possível buscar atendimento em um posto do Ministério do Trabalho, levando a Carteira de Trabalho e o termo de rescisão, documento assinado no encerramento do contrato.

Se ficar comprovado que a ausência da baixa impediu o profissional de assumir um novo emprego ou de receber o seguro-desemprego, a antiga empregadora poderá ser responsabilizada. Nessa situação, a empresa pode responder judicialmente e ser condenada ao pagamento de indenização por danos morais e materiais.

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