Sistema ERP: entenda o que é e como funciona

Já faz alguns anos que estamos vivendo a chamada era da automação. Todos os dias novas máquinas são implementadas dentro das indústrias, fazendo com que processos, antes dependentes da manufatura, agora sejam completamente tecnológicos e automatizados, inclusive com a utilização do sistema ERP para pagamentos.

O Brasil, por exemplo, é um grande case de sucesso na área. 

Em um estudo recente realizado pela ABES (Associação Brasileira das Empresas de Software), foi divulgado que ocupamos o 9ª lugar em investimentos na área da tecnologia nas empresas.

Isso se deve, em grande parte, a democratização da informação e ao aumento significativo das startups brasileiras dentro do mercado, todas buscando por tecnologias e inovações que aumentem a produtividade. 

Nesse cenário, fica evidente que investir em automatização é a chave para a construção de uma empresa de sucesso. Através dela pode-se apresentar diferenciais competitivos e um produto com qualidade ainda maior aos clientes, além de evitar falhas na linha de produção.

Sabendo disso, separamos aqui tudo sobre o sistema ERP e como incorporá-los dentro da sua organização. Desse modo, ficará ainda mais simples construir uma gestão antenada em todos os dados da empresa e seguir as tendências do mundo tecnológico.

Continue acompanhando!

Índice:

• O que é sistema ERP
• As vantagens de contar com um software ERP na sua empresa
  • Otimiza o capital de giro
  • Evita o retrabalho
  • Auxilia na tomada de decisões
• Os tipos de software ERP disponíveis
  • Sistema ERP de Prateleira
  • Sistema ERP customizado
  • Sistema ERP com licenciamento
• Os sistemas integrados de gestão mais utilizados no mercado
  • Totvs
  • SAP
• iFood Benefícios para processos de reembolso

O que é sistema ERP

Para entender o que é ERP e para que serve, temos que ter em mente que ele é sinônimo de automação. Afinal, seu principal objetivo é facilitar o armazenamento de dados e realizar uma análise de informações dentro do meio organizacional, bem como ajudar em muitas outras tarefas rotineiras da administração.

O sistema ERP, também conhecido como sistema de gestão integrada, se trata de um software que realiza toda a integração de dados de uma empresa dentro de um único local. 

Através dele, pode-se ter amplo conhecimento sobre todos os departamentos, setores e materiais disponíveis dentro da corporação.

Esses sistemas costumam ser bastante utilizados por facilitarem a busca pelas informações necessárias, colaborando para uma gestão mais organizada. 

Basta realizar uma simples pesquisa que será possível encontrar dados importantes, como número em estoque de determinadas matérias-primas, colaboradores de cada repartição e todas as outras informações desejadas.

Geralmente, cada organização escolhe seu sistema ERP de acordo com as prioridades de sua rotina produtiva. Atualmente, são muitos os tipos disponíveis no mercado, que podem ser adaptados e customizados conforme a preferência de cada cliente.

As vantagens de contar com um software ERP na sua empresa

Hoje, vivemos na era da automação. Com a socialização da tecnologia, todas as pessoas utilizam softwares para facilitar a rotina diária, desde aplicativos de agenda até o despertador matinal. 

Sendo assim, essa tendência deve crescer cada vez mais, atingindo o ramo empresarial e construindo organizações cada vez mais modernas e cientes do potencial do high tech.

A Scania, por exemplo, é um dos grandes nomes que já se renderam à modernização de processos. Além de um software ERP de referência, a nova fábrica da empresa no Brasil é 100% automatizada. Com essa tecnologia, a companhia que já está em 30 países do mundo tende a obter um faturamento cada vez maior nos próximos anos.

É por esses e muitos outros motivos que modernizar os processos da sua empresa e entrar na era digital é uma ótima escolha. Utilizar um sistema ERP possui benefícios incontáveis, que podem fazer grande diferença no dia a dia produtivo da corporação.

Confira alguns exemplos!

Otimiza o capital de giro

Segundo pesquisas realizadas pelo IBGE, 2019 foi o quarto ano seguido no qual o Brasil mais encerrou empresas do que abriu. Ao todo, já são mais de 650 mil companhias que fecharam suas portas sem previsão para reabertura e esses números devem ser ainda maiores com a crise do novo coronavírus.

Em grande parte dos casos, a finalização das atividades ocorre por falência, devido à ausência de um capital de giro adequado. Conforme a baixa na comercialização inicia, a empresa quebra pouco a pouco por não ter quantia suficiente para a reposição dos gastos.

Muitas vezes, isso ocorre por um mal planejamento da gestão. É comum que em épocas específicas do ano alguns setores tenham uma baixa em sua procura, por fatores externos. 

Nesses momentos é necessário ter controle rígido do estoque e dos gastos com matéria-prima e otimizar a produção.

Para isso, o sistema ERP se mostra bastante útil. Através dele pode-se analisar minuciosamente os gastos obtidos e ter a ciência exata de cada item armazenado. 

Assim, evita-se o congelamento de investimento e pode-se manter um capital de giro maior e mais ativo, fazendo com que a organização se torne mais saudável financeiramente e não quebre.

Evita o retrabalho

É uma cena muito comum em empresas não automatizadas se deparar com um líder mandando diversos e-mails ou mensagens em busca de uma informação específica. Com o grande número de setores, muitas vezes é difícil entender quem pode fornecer os dados e informações necessárias para o trabalho.

A utilização de um sistema ERP elimina esse tipo de retrabalho, fornecendo tudo que o líder precisa para realizar a sua tomada de decisão. Com isso, automaticamente todas as outras repartições são beneficiadas, pois podem realizar suas funções sem a distração de fornecer referências a outros colaboradores.

Auxilia na tomada de decisões

Talvez um dos papéis mais difíceis dado aos líderes seja a tomada de decisões. Afinal, ela é fundamental para os processos da empresa e, em alguns casos, para o sucesso ou fracasso de determinada operação.

Contar com um sistema integrado de gestão, pode ajudar bastante nesse momento tão importante.

Com base nos dados colhidos, o gestor pode escolher um caminho racional, entendendo quais setores e funcionários estão em déficit com a organização. Desse modo, agirá de maneira correta e benéfica para a corporação, com risco de erro bem menor.

Os tipos de software ERP disponíveis

Em uma pesquisa realizada pela Capterra, empresas de 23 setores diferentes foram questionadas sobre seus métodos de gestão. Entre elas, 44% responderam que utilizam sistemas para administração, 33% fazem uso de planilhas, 15% adquiriram seus softwares próprios e 7% ainda optam por anotações em cadernos.

Com esses números, percebemos que ainda estamos longe do ideal, mas a procura por automatização está crescendo. Quem já utiliza opções digitais, como planilhas, tende a buscar por um sistema nos próximos anos e quem prefere o papel deve se adaptar às novas necessidades do mercado.

Sabendo o quanto aderir a um software ERP dentro da sua empresa pode ser vantajoso, confira os principais tipos disponíveis para compra:

Sistema ERP de Prateleira

Esse método costuma ser o mais utilizado pelas organizações que desejam se adequar a automação sem gastar muito e sem promover grandes mudanças na forma de gestão.

Se trata da compra de um modelo pronto adaptável às necessidades da corporação, mas sem muitas opções para personalização ou aquisição de locais próprios.

Por não serem focados em nenhum setor específico, podem ser insuficientes em detalhes importantes para alguns nichos. Porém, é uma ótima ideia para iniciantes e empresas que não possuem uma demanda de dados muito grande.

Sistema ERP customizado

Esses softwares costumam ser desenvolvidos por apenas uma pessoa ou por equipes pequenas. São aqueles sistemas criados especialmente para a companhia, de maneira totalmente personalizada.

Geralmente, possuem um valor de aquisição bem alto, devido a exclusividade. Além disso, caso o sistema necessite de manutenção, o problema só poderá ser reportado ao criador, que terá as chaves e acessos necessários para solucioná-lo.

Sistema ERP com licenciamento

Dentre todos os tipos, esse sistema é o que possui investimento mais alto, mas também é o mais vantajoso. Além de serem sempre atualizados conforme a demanda do mercado, também podem ser personalizados de diversas maneiras diferentes.

Costumam ser integráveis a diversas outras ferramentas. Sendo assim, são ideais para empresas maiores e que possuem grande demanda diária.

Como saber se sua empresa precisa de um sistema ERP? 

Existem diversos indicadores que mostram que a empresa precisa de um sistema ERP. Quando a companhia passa por momentos como os que vamos citar, está na hora de buscar soluções mais tecnológicas e uma gestão integrada para a instituição. Veja alguns deles:

• A equipe está desperdiçando tempo que poderia ser usado de outra forma, realizando tarefas que poderiam ser automatizadas;
• Quando o gestor precisa ser informado pelos outros colaboradores sobre os dados e as decisões importantes;
• Se a empresa atua com fornecedores internacionais;
• Quando a empresa não possui softwares unificados;
• Quando não é possível identificar a quantidade de estoque;
• Quando os colaboradores têm dificuldades em repassar informações importantes;
• O líder perde tempo buscando informações para aumentar a produtividade da equipe;
• Quando a equipe não consegue resolver problemas simples, porque eles são dificilmente encontrados. 

Como funciona a implantação?

Muitas empresas começam com softwares gratuitos para entender como funciona. Dada a necessidade de aumentar o crescimento, elas optam por adquirir um que condiga com o seu tamanho. 

Já outras corporações entendem a necessidade da gestão integrada e optam por comprar um logo no começo. Não importa qual seja o caso da sua empresa, ao implementar um ERP, é necessário realizar um planejamento. 

Não existe um segredo para implantar o sistema ERP, apenas boas práticas que vão facilitar o processo. Elas vão desde o estudo, passam pela comercialização, depois a implementação e, por fim, o pós-entrega. 

Além disso, os colaboradores que vão utilizar o sistema precisam entender da sua importância e os benefícios que trará para a empresa, porque, é necessário ter dedicação em todos os passos. 

Erros podem acontecer na fase de implantação do ERP. Houve diversos casos de empresas que tentaram implementar, mas foram gastos muito tempo e dinheiro no processo e elas tiveram de arcar com muitos prejuízos. Para que isso não ocorra, veja algumas dicas que vão facilitar o trabalho: 

• É necessário definir as etapas de implementação do ERP e fazer os ajustes necessários antes de implementá-lo;
• Busque por fornecedores que tenham uma boa reputação no mercado e que não vão lhe deixar na mão;
• A escolha de quem vai realizar a automação é muito importante. O ideal é que seja um colaborador de cada área e que conheça muito bem as etapas da empresa;
• Tenha detalhamento em todos os processos de implementação;
• Realize as mudanças internas necessárias para a implementação do ERP;
• Faça um treinamento para as equipes saberem como manusear o sistema, porque, se o treinamento for inadequado, os colaboradores terão dificuldades, gerando erros desnecessários. 

Os sistemas integrados de gestão mais utilizados no mercado

Segundo um estudo realizado em 2016 pela Panorama Consulting Solutions, 81% das organizações a nível mundial já faziam uso de um sistema ERP ou estavam em fase de implementação.

Com base nisso, fica evidente que alguns softwares tendem a se destacar, seja por seu baixo custo ou pela usabilidade facilitada no dia a dia empresarial.

Acompanhe alguns dos mais populares entre todos os tipos de companhias:

Totvs

Se trata de uma ferramenta que funciona 100% na nuvem e não pesa em nada nas máquinas da empresa. A proposta do Totvs é trazer novas soluções para problemas antigos, implementando vantagens como atualizações constantes e automáticas, facilitando a correção de erros na gestão.

Atualmente, já são mais de 30 mil organizações ao redor do mundo que contam com as vantagens de ter esse sistema ERP em suas rotinas administrativas.

SAP

A SAP é uma empresa alemã que já se tornou referência em todo o mundo quando o assunto é inovação tecnológica. Ao todo são 378 mil organizações que fazem o uso dos softwares oferecidos pela companhia.

O carro chefe da instituição é o SAP S4/HANA, que foi criado com o objetivo de atender clientes de todos os portes. 

Dentre as vantagens desse sistema, destacamos o funcionamento completo através da nuvem e análises preditivas que ajudam os líderes na prevenção de riscos dentro de diversos setores.

iFood Benefícios para processos de reembolso

Que o iFood é uma das empresas que mais cresce na atualidade, não há dúvida alguma. A história da startup brasileira é surpreendente, começando com passos pequenos até atingir centenas de cidades ao redor do país.

No entanto, um dos fatores que mais chama a atenção dentro da empresa é a constante inovação. Além de trabalhar completamente dentro do meio digital, recentemente foi lançada uma plataforma que facilita e agiliza processos de reembolso e possibilita o pagamento corporativo dos colaboradores, o iFood Office.

Por meio dela, pode-se contar com a resolução de problemas de maneira rápida e eficaz, automatizando processos de gestão e controle de gastos com comidas corporativas que, na maioria das vezes, é denso e complicado.

E agora que você já sabe o que é um sistema ERP e como esse software pode ser benéfico para a sua empresa, com certeza você percebeu como a tecnologia é capaz de causar verdadeiras revoluções nos formatos de gestão.

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