Assinatura Digital: Guia Prático para Entender e Utilizar

A assinatura digital vem se tornando cada vez mais presente no dia a dia de pessoas e empresas. Seja para firmar contratos, validar documentos ou agilizar processos que antes dependiam do papel, ela garante praticidade, segurança e validade jurídica. Mas, afinal, o que é exatamente como ela funciona e qual nível de segurança ela oferece? 

Neste guia prático, você vai entender de forma simples e objetiva como usar a assinatura digital e como reconhecer sua veracidade, para que possa utilizá-la com confiança no seu dia a dia profissional e pessoal.

Índice:

• Como fazer uma assinatura digital?
  • Como fazer assinatura digital no gov.br?
• O que é preciso para uma assinatura digital ser válida?
• Como posso autenticar um documento com assinatura digital?
• Como posso identificar uma assinatura digital falsa?
  • Validação pelas chaves criptográficas
  • Bloqueio do documento

Como fazer uma assinatura digital?

A assinatura digital funciona como uma identidade no ambiente online, permitindo validar documentos eletrônicos de forma segura e com autenticidade garantida. Isso é possível graças ao uso de recursos avançados de criptografia, que asseguram tanto a autoria quanto a integridade dos arquivos.

Para que ela tenha validade jurídica, é necessário utilizar um certificado digital emitido no padrão ICP-Brasil. Esse certificado funciona como uma chave eletrônica, garantindo que apenas o titular possa assinar em seu nome. Hoje, a maneira mais prática de aplicar a assinatura digital é por meio de plataformas de gestão de assinaturas eletrônicas, que organizam todo o processo — desde o envio dos documentos até o armazenamento seguro.

O fluxo de assinatura costuma seguir alguns passos simples:

1. O usuário acessa a plataforma com seu login e senha;
2. Faz o upload do documento, em formatos como Word ou PDF;
3. Define os destinatários e a função de cada um (assinatura, validação ou testemunho), podendo também estabelecer ordem, prazos e regras de coleta;
4. Os destinatários recebem um e-mail com instruções para assinar de qualquer dispositivo conectado à internet;
5. Após a assinatura, o documento é finalizado e pode ser armazenado de forma organizada e segura para consultas futuras.

Como fazer assinatura digital no gov.br?

O portal gov.br disponibiliza gratuitamente o serviço de assinatura eletrônica. O processo é simples e pode ser feito em poucos passos:

1. Acesso ao sistema – Entre no portal de assinatura eletrônica do gov.br e faça login com sua conta.
2. Validação da identidade – De acordo com o nível da sua conta (prata ou ouro), pode ser solicitado o preenchimento de informações adicionais para confirmar sua identidade.
3. Envio do documento – Carregue o arquivo que deseja assinar. São aceitos formatos como PDF, DOC, DOCX, ODT, JPG e PNG.
4. Definição do tipo de assinatura – Escolha entre assinatura simples (com código de autenticação enviado pelo aplicativo gov.br ou SMS) ou assinatura qualificada (com uso de certificado digital, caso possua).
5. Concluir o processo – Clique em “assinar digitalmente”, aguarde a validação e faça o download do arquivo assinado.

O que é preciso para uma assinatura digital ser válida?

No Brasil, para que uma assinatura digital tenha validade jurídica plena, alguns requisitos devem ser atendidos. É indispensável que tudo esteja em conformidade com a legislação vigente, como a Medida Provisória 2.200-2/2001 e a Lei 14.063/2020.

Os principais pontos são:

1. Certificado Digital ICP-Brasil: obrigatório para assinaturas digitais qualificadas, emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
    
2. Autenticidade: assegura a correta identificação do responsável pela assinatura.
    
3. Integridade: protege o conteúdo contra alterações, utilizando recursos criptográficos.
    
4. Não-repúdio: impede que o autor negue a assinatura realizada, garantindo vínculo jurídico.
    
5. Conformidade legal: tanto o documento quanto a assinatura precisam seguir as normas brasileiras, que equiparam a assinatura digital à física em validade.

Como posso autenticar um documento com assinatura digital?

Para validar um documento eletrônico, o responsável por sua emissão precisa possuir um certificado digital ativo, que reúne dados como nome, CPF ou CNPJ, período de validade e a chave pública. A autenticação acontece por meio da assinatura digital, realizada com a chave privada do emissor, armazenada em dispositivos de segurança, como token, smart card ou até em nuvem.

Essa assinatura funciona como um “selo” eletrônico, assegurando tanto a autenticidade quanto a integridade do documento. Isso é possível porque ela é gerada a partir da chave privada e pode ser conferida utilizando a chave pública correspondente, presente no certificado digital.

Muitos documentos digitais ainda trazem um código de verificação, permitindo que qualquer interessado confirme a assinatura por meio de sites ou aplicativos disponibilizados pela Autoridade Certificadora (AC). Dessa forma, a autenticação digital oferece um método confiável e eficiente para validar documentos eletrônicos, conferindo-lhes validade jurídica.

Como posso identificar uma assinatura digital falsa?

Cada assinatura digital possui identificadores exclusivos, o que impede sua falsificação. Em alguns casos, esses dados já vêm incorporados ao próprio documento assinado; em outros, podem ser anexados arquivos complementares que comprovam a autenticidade da assinatura.

Para facilitar essa conferência, o governo disponibiliza a toda a população o verificador de conformidade público, mantido pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Esse órgão federal é o responsável por administrar e garantir o bom funcionamento da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Validação pelas chaves criptográficas

Cada certificado digital possui uma identificação única. Assim, sua validade pode ser confirmada a partir das chaves criptográficas, pares de números (pública e privada) usados no processo de criptografia e descriptografia.

Se o par de chaves for válido, o certificado também será reconhecido como válido. Nesse caso, o usuário precisa verificar se o código associado ao documento corresponde ao da assinatura registrada pelo titular.

Bloqueio do documento

Ao assinar um arquivo com o certificado digital, o titular pode bloqueá-lo, impedindo que seja alterado posteriormente. Caso o documento sofra qualquer modificação, o código será automaticamente alterado, invalidando a assinatura e comprometendo sua autenticidade.

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