Documentação e Auditoria: evitando passivos trabalhistas no RH

A área de Recursos Humanos desempenha um papel estratégico na gestão de pessoas e no cumprimento das obrigações legais dentro das organizações. A ausência de registros organizados, contratos claros e controles periódicos pode gerar inconsistências administrativas que, ao longo do tempo, resultam em passivos trabalhistas, impactando financeiramente e reputacionalmente a empresa.

Diante desse cenário, a documentação correta dos processos de RH, aliada do correto armazenamento e eventuais auditorias, permite identificar falhas, corrigir irregularidades e assegurar que práticas como admissões, jornada de trabalho, folha de pagamento, benefícios e desligamentos estejam de acordo com a legislação vigente. 

Além de reduzir riscos de ações judiciais, essas práticas fortalecem a transparência, a segurança jurídica e a governança corporativa. Continue lendo!

Índice:

• O que não pode faltar no dossiê do colaborador?
  • Documentos de identificação
  • Documentos trabalhistas
  • Comprovantes pessoais
  • Dados bancários
  • Documentos de escolaridade e qualificação
  • Exame admissional
• O que a lei diz sobre o armazenamento digital de documentos laborais?
• Por quanto tempo é necessário guardar cada tipo de documento?
• LGPD na Prática: Como tratar dados sensíveis dos funcionários com segurança?
  • Identificação e levantamento das informações sensíveis
    • Veja também: Como manter a LGPD no trabalho remoto?
  • Controle de acesso às informações
  • Adoção de recursos tecnológicos de segurança
  • Implementação de diretrizes internas de proteção
  • Formalização do consentimento do titular
  • Boas práticas para armazenamento seguro de dados sensíveis
• Tecnologia como aliada na organização e mitigação de riscos

O que não pode faltar no dossiê do colaborador?

Reunimos os documentos mais comumente solicitados no processo de admissão de funcionários. É importante destacar que essa relação pode sofrer alterações conforme a legislação vigente, os acordos coletivos da categoria e a modalidade de contratação adotada pela empresa. Veja a seguir!

Documentos de identificação

• Documento de identidade (RG ou outro documento oficial com foto)
• CPF
• Título de eleitor
• Certificado de reservista (quando aplicável para pessoas do sexo masculino)

Documentos trabalhistas

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), física ou digital
• Número do PIS/PASEP ou NIS

Comprovantes pessoais

• Comprovante de residência atualizado
• Certidão de nascimento ou de casamento (quando aplicável)
• Certidão de nascimento dos dependentes (se houver)

Dados bancários

• Comprovante de conta bancária
• Informações de banco, agência e número da conta

Documentos de escolaridade e qualificação

• Comprovante de escolaridade
• Certificados de cursos ou qualificações exigidas para a função

Exame admissional

• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) admissional

O que a lei diz sobre o armazenamento digital de documentos laborais?

O Decreto nº 10.278 foi instituído com a finalidade de aperfeiçoar a legislação já existente sobre a digitalização de documentos no Brasil. Ele estabelece diretrizes, critérios técnicos, requisitos e procedimentos que orientam o processo de digitalização de documentos, sejam eles de natureza pública ou privada.

A partir das normas definidas por esse decreto, os documentos digitalizados passaram a possuir o mesmo valor jurídico dos documentos originais, desde que respeitados os padrões estabelecidos. Dessa forma, garante-se maior segurança no processo, assegurando aspectos como padronização, confidencialidade, rastreabilidade, integridade e fidelidade das informações em relação ao documento físico.

Outro ponto importante é que o decreto está em consonância com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), uma vez que os procedimentos de digitalização também devem seguir normas de segurança voltadas à proteção de dados pessoais e ao tratamento adequado das informações.

Com a implementação desse decreto, houve um avanço significativo na segurança jurídica dos documentos digitalizados, algo que anteriormente não era plenamente assegurado. Antes dessa regulamentação, muitas empresas que realizavam a digitalização de arquivos para facilitar o acesso digital ainda precisavam manter os documentos físicos armazenados, o que resultava em grande volume de papel, custos de armazenamento e práticas pouco sustentáveis do ponto de vista ambiental.

Com a nova regulamentação, tornou-se possível realizar a gestão documental de forma mais moderna e eficiente. As organizações passaram a contar com processos mais seguros, ágeis e sustentáveis, além de reduzir custos operacionais e otimizar a administração de seus arquivos.

Por quanto tempo é necessário guardar cada tipo de documento?

Os documentos essenciais de uma empresa precisam ser organizados e armazenados de forma adequada, especialmente aqueles relacionados às áreas de Recursos Humanos, tributária, trabalhista, contábil e às guias de recolhimento. A correta guarda desses registros é fundamental para garantir o cumprimento das obrigações legais e evitar problemas em eventuais fiscalizações.

Em algumas situações, recomenda-se manter determinados documentos trabalhistas por até 10 anos, como é o caso da folha de pagamento e dos registros eletrônicos de empregados. Já no caso do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), o prazo de guarda pode chegar a até 30 anos.

Também existem documentos que devem ser preservados por tempo indeterminado. Entre eles estão o contrato de trabalho e o livro ou ficha de registro de empregados, pois podem ser necessários para comprovação de direitos previdenciários no futuro. Entretanto, para empresas obrigadas a enviar informações ao eSocial, parte desses registros físicos deixa de ser exigida, uma vez que os dados passam a ser armazenados digitalmente no sistema.

De forma geral, alguns prazos de armazenamento incluem:

• Documentos tributários: cinco anos;
   
• Documentos trabalhistas e previdenciários: de cinco anos até prazo indeterminado, dependendo do tipo de documento, como ocorre com contratos de trabalho e registros de empregados.

LGPD na Prática: Como tratar dados sensíveis dos funcionários com segurança?

Administrar e armazenar informações sensíveis de maneira correta deixou de ser apenas uma boa prática e passou a ser uma obrigação legal e ética. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) fortaleceu os direitos dos titulares das informações, exigindo que as organizações demonstrem responsabilidade, transparência e segurança no tratamento desses dados.

Identificação e levantamento das informações sensíveis

O primeiro passo é reconhecer quais dados sensíveis são coletados durante todo o ciclo do colaborador na empresa, desde a admissão até o desligamento. É importante mapear essas informações, como dados de saúde, registros de jornada ou documentos pessoais, e classificá-las de acordo com seu grau de sensibilidade e finalidade de uso. 

Em determinados casos, também pode ser necessário elaborar um Relatório de Impacto à Proteção de Dados (DPIA) para avaliar riscos relacionados ao tratamento dessas informações.

Veja também: Como manter a LGPD no trabalho remoto?

Controle de acesso às informações

O acesso aos dados deve ser limitado apenas a profissionais autorizados, conforme a função que desempenham na organização. Para reforçar a segurança, é recomendável utilizar mecanismos de autenticação robustos, como verificação em duas etapas ou identificação biométrica. Além disso, deve-se aplicar o princípio do “necessário para saber”, garantindo que apenas quem realmente precisa das informações tenha acesso a elas.

Adoção de recursos tecnológicos de segurança

Informações sensíveis devem ser armazenadas com sistemas de criptografia e protegidas por ferramentas de segurança digital, como antivírus, firewall e monitoramento de acessos. Também é importante evitar o armazenamento desses dados em planilhas abertas, dispositivos pessoais ou serviços de nuvem não autorizados pela empresa.

Implementação de diretrizes internas de proteção

As organizações devem estabelecer políticas internas claras relacionadas à proteção de dados sensíveis. Essas diretrizes devem orientar como as informações são coletadas, utilizadas, compartilhadas e descartadas. 

Além disso, é essencial promover treinamentos periódicos para equipes de Recursos Humanos, Tecnologia da Informação, Jurídico e demais setores que lidam com dados de colaboradores. A formalização de termos de confidencialidade e responsabilidade digital também contribui para reforçar o compromisso dos gestores com a segurança das informações.

Formalização do consentimento do titular

O titular deve receber um documento claro e acessível, informando aspectos como a finalidade do tratamento, o tempo de retenção das informações, os direitos do titular e a possibilidade de revogar o consentimento. Além disso, a empresa deve manter o registro desse consentimento armazenado de forma segura e passível de auditoria.

Boas práticas para armazenamento seguro de dados sensíveis

Para garantir maior segurança e conformidade com a legislação, algumas soluções podem ser adotadas pelas empresas, como:

• Utilização de plataformas de RH que possuam certificações de segurança, como ISO 27001 e SOC 2;
• Armazenamento em servidores dedicados ou em ambientes de nuvem seguros, com criptografia tanto no armazenamento quanto na transmissão dos dados;
• Sistemas que registrem logs de acesso e realizem backups automáticos;
• Procedimentos definidos para retenção e descarte seguro das informações, incluindo a destruição física de documentos e a exclusão definitiva de arquivos digitais.

Tecnologia como aliada na organização e mitigação de riscos

A digitalização de documentos oferece diversas vantagens para as empresas, contribuindo para a modernização dos processos e para uma gestão mais eficiente das informações. Entre os principais benefícios, destacam-se:

• Otimização do espaço físico: organizações que antes precisavam manter grandes arquivos em papel podem reduzir significativamente o uso de espaço ao adotar o armazenamento digital, diminuindo gastos com áreas de arquivamento, móveis e manutenção.
• Facilidade de acesso e mobilidade: documentos digitais podem ser consultados de qualquer local, o que favorece o trabalho remoto e melhora a integração e o compartilhamento de informações entre equipes e departamentos.
• Maior segurança das informações: ao contrário dos documentos físicos, que podem ser perdidos, danificados ou extraviados, os arquivos digitais podem contar com recursos de proteção, como criptografia, cópias de segurança automáticas e controle de acesso restrito.
• Contribuição para a sustentabilidade: a diminuição do uso de papel ajuda a reduzir impactos ambientais e também gera economia com impressão, armazenamento e outros recursos relacionados.
• Rapidez na localização de documentos: sistemas de gestão eletrônica permitem encontrar arquivos com rapidez, por meio de buscas por palavras-chave, categorias ou filtros, tornando o acesso às informações muito mais ágil.

Nesse contexto, soluções como o iFood Benefícios auxiliam as organizações a administrar benefícios de forma mais estruturada, transparente e conforme a legislação trabalhista. Ao utilizar plataformas digitais para controle e distribuição de benefícios, a empresa reduz riscos de inconsistências, melhora o registro das informações e facilita eventuais processos de auditoria. 

Dessa forma, além de promover bem-estar aos colaboradores, a organização também reforça a conformidade legal e a confiabilidade de seus processos internos. Conheça o vale-alimentação do iFood e saiba como estamos alimentando o futuro do trabalho!