Grupo Memorial moderniza RH e ganha em eficiência e economia

Uma empresa familiar, tradicional e de um ramo pouco afeito a interesses externos, o Grupo Memorial, que atua no setor cemiterial funerário, estava parada no tempo. Até 2021, usava papel em todas as suas áreas e levava semanas para executar tarefas que poderiam ser feitas em minutos. Era preciso evoluir.

Foi quando Leonardo Pavan, então head de estratégia e marketing, entrou em campo para automatizar e digitalizar as rotinas da companhia. O resultado foi ganho de tempo, de escala e economia de papel. 

O grupo tem 15 unidades divididas em sete empresas, que atuam como funerárias, cemitérios tradicionais e verticais, crematórios e seguradoras funerárias. 

Fundada há mais de 40 anos, a companhia passou a ter uma gestão profissional apenas em 2018, quando um conselho de administração e um compliance foram constituídos. Nesse momento, as novas lideranças perceberam que as operações eram arcaicas e que o gasto de papel beirava o absurdo. 

“Nesse período, notou-se que os funcionários tinham benefícios, planos de saúde e salários diferentes em cada unidade. Era preciso estruturar processos e criar uma isonomia de cargos e salários, e foi isso que começou a ser feito”, conta o executivo. 

Quando Leonardo entrou, focou no setor de gestão de pessoas. “Tínhamos oito profissionais, 5% do quadro geral da empresa, que passavam horas sobrecarregados, imprimindo papel e refazendo coisas inúteis.”

A gestão de ponto, por exemplo, levava cerca de três dias, porque dois colaboradores olhavam o cartão de todos os trabalhadores e corrigiam erros manualmente. A assinatura de documentos levava até uma semana, entre enviar malotes para outra unidade, chamar o funcionário, obter a assinatura, devolver à chefia e enviar de volta. Além de tudo, eram gastas 2.500 folhas de papel ao ano nesse processo.

Índice:

• O caminho
• Resultados

O caminho

“Por experiência, eu sabia que contratar um sistema de gestão pronto e grande não fazia sentido para um grupo do porte da Memorial. Então, optamos por adquirir soluções específicas, escalonáveis e que pudessem ser interligadas”, conta Leonardo. 

O primeiro sistema foi o Convenia, que permitiu a migração para nuvem de todo o controle documental, meios de comunicação e oferta de material institucional. “Agora, o trabalhador pode atualizar seus dados e acessar todos os documentos com poucos cliques. Temos um sistema que faz a gestão de férias, benefícios, salários e etc., além de uma biblioteca de dados dos funcionários”, afirma. 

Aos poucos, a organização migrou a folha de pagamento também para o Convenia, integrando os processos de pagamento aos de gestão de quadro pelo próprio portal. Somente nesse ponto, a economia de tempo para transmissão de informações foi de 40%. 

O próximo passo da automação e digitalização foi a adoção da plataforma Clicksign, que permitiu ao RH trabalhar com os gestores de cada área sem qualquer papel, seja para envio de documentação, assinatura, autorização ou armazenamento de documentos. 

Depois desses dois sistemas, o grupo implementou o Ponto Mais, um software com marcação de ponto via celular ou computador, que permite aos gestores fazer ajustes quando necessário. Assim, foram eliminados os relógios de ponto físicos. 

Ao mesmo tempo, a companhia criou a “Central Digital do RH do Grupo Memorial”, com a oferta de links de interesse para que cada área execute fluxos com o departamento pessoal e elabore listas de transmissão automatizadas. “Aqui também todas as aprovações são eletrônicas e os documentos sempre assinados dentro dos prazos”, comenta Leonardo. 

Por fim, a empresa instalou o Ave CLT!, que faz cálculos de comissões utilizando algoritmos automatizados, e um cartão de benefícios. O que antes levava três dias, passou a ser feito em 15 minutos. 

Resultados

Com todas essas iniciativas, o tempo de execução de várias tarefas do RH do Grupo Memorial caiu em 90%. Além disso, os funcionários do departamento ficam dedicados a políticas de interesse dos trabalhadores e não mais na mera execução de processos. 

“Praticamente eliminamos as tarefas braçais do time, reduzimos diversos custos derivados da ineficiência dos processos, que são difíceis de mensurar, e garantimos o mais alto nível de segurança com os dados pessoais e sensíveis dos nossos profissionais”, afirma Leonardo. 

Além de tudo isso, a empresa, que tem como objetivo zerar a pegada de carbono, praticamente eliminou o uso de papel pelo RH. 

“Cada sistema tem um custo, mas os gastos antes eram quatro vezes maiores”, finaliza. O executivo afirma que o processo de automação do grupo deve continuar em outras áreas.

Conteúdo publicado originalmente na Think Work Lab em 11 de janeiro de 2023 com o título “Grupo Memorial moderniza RH e ganha em eficiência e economia”. Atualizado em 13 de agosto de 2025 para o Acrescenta, do iFood Benefícios.