Melhores práticas para escrever e-mails e mensagens profissionais

Mesmo com a ascensão dos chats, o e-mail segue firme como ferramenta essencial no ambiente corporativo. Segundo a HubSpot, 77% das empresas dizem que o e-mail permanece sendo uma excelente forma de gerar engajamento do público – alinhamentos com clientes, registros formais e follow-ups ainda passam por lá. Mas hoje, plataformas como Slack, Teams ou mesmo grupos no WhatsApp também concentram boa parte das conversas de trabalho.

Por isso, saber se comunicar bem, com clareza, objetividade e empatia, virou uma das soft skills mais valiosas no dia a dia profissional.

Índice:

• Mais do que protocolo: estratégia
  • Antes de escrever: pense no canal e no tom
• Onde a técnica e o bom senso se encontram
• E no chat: rapidez sem descuido
• O papel do RH na comunicação do time

Mais do que protocolo: estratégia

O e-mail não é apenas uma forma educada de se comunicar, mas um recurso estratégico dentro das empresas. Ele funciona como registro formal de decisões, aprovações e acordos, podendo inclusive servir como respaldo jurídico em situações delicadas. Diferente dos chats, que priorizam a velocidade, o e-mail tem o peso de memória organizacional: garante histórico, transparência e consistência na gestão dos processos.
Saber quando usar cada canal é parte da inteligência comunicacional de equipes de alta performance. Para além da escrita clara, lideranças e RHs podem estimular essa consciência, mostrando que cada mensagem enviada é também uma forma de proteger relações, registrar responsabilidades e acelerar resultados futuros.

Antes de escrever: pense no canal e no tom

Todo e-mail ou mensagem tem um objetivo. Antes de digitar, pergunte-se: “Por que estou mandando isso?” e “Qual o melhor canal pra isso?”.

Um pedido rápido pode ir no chat. 

Um combinado importante, com mais detalhes, merece um e-mail.

E em ambos os casos, o tom importa.

Onde a técnica e o bom senso se encontram

Um bom e-mail estratégico deve combinar clareza e formalidade. Isso significa começar com um assunto objetivo, que facilite a busca posterior; contextualizar o tema em poucas linhas, deixando claro o motivo e a relevância da mensagem; detalhar a solicitação ou decisão de forma estruturada, sempre indicando responsáveis e prazos, quando aplicável; e finalizar cordialmente, reforçando disponibilidade para dúvidas ou ajustes. Essa organização não apenas facilita a compreensão imediata, como transforma o e-mail em um registro que pode ser consultado no futuro com confiança.

E no chat: rapidez sem descuido

Chats corporativos pedem agilidade, mas isso não é desculpa para descuido. Então, cuidado com o tom: evite exageros, caps lock ou áudios sem concisão. Use frases diretas, evite abreviações excessivas e, se o tema for delicado, chame para uma conversa síncrona.

O papel do RH na comunicação do time

RHs e lideranças têm um papel fundamental na construção de uma cultura de comunicação mais saudável e equilibrada, especialmente em um cenário onde a troca de mensagens extrapola cada vez mais o expediente. Segundo o Microsoft Work Trend Index, o envio de chats no Teams após o horário de trabalho cresceu 42% por pessoa. 

Nesse contexto, oferecer guias práticos, treinamentos de escrita e incentivar uma cultura de feedback respeitosa ajuda a reduzir ruídos, preservar os limites saudáveis e tornar a rotina mais fluida, principalmente em equipes híbridas ou com alta rotatividade.

Quer que a comunicação da sua empresa flua melhor e com mais agilidade? No Acrescenta, você encontra mais dicas para fortalecer a cultura da sua empresa com equilíbrio e eficiência.