Calendário RH: saiba como organizar suas tarefas de maneira eficiente

Com tantas tarefas e obrigações que o time de Recursos Humanos tem, organizar tudo de uma maneira clara e intuitiva é essencial para que nenhuma informação se perca. Diante disso, o calendário RH é uma ferramenta com bastante aceitação entre os profissionais da área.

Planejamento e organização são duas características essenciais para qualquer gestão, principalmente quando falamos da gestão de RH. Essa área com tanto impacto estratégico em uma empresa precisa se manter alinhada para executar todas as ações previstas ao longo do ano.

Para isso, confira a seguir porque a sua equipe de recursos humanos deveria investir em um calendário do RH e como fazer isso do zero.

Índice:

• Calendário para RH: qual a importância?
• As vantagens de utilizar o Calendário no setor de RH
• Como organizar um Calendário para o RH?

Calendário RH: qual a importância?

O RH é uma área que, como qualquer outra, possui diversas responsabilidades. A diferença é que suas atividades, por vezes, dependem de datas específicas e ter um planejamento nesses casos é essencial.

É papel do RH promover ações de engajamento, educacionais e de criatividade dentro do ambiente de trabalho. Portanto, o calendário para RH é uma excelente ferramenta de apoio para saber quando e porque fazer cada ação. Alguns exemplos dessas datas são:

• Dia da Mulher;
• Dia do Trabalhador;
• Dia das Mães e dos Pais;
• Dia das Crianças;
• Dia do Orgulho LGBTQIAP+;
• Dia da Consciência Negra;
• Janeiro Branco;
• Setembro Amarelo;
• Outubro Rosa;
• Novembro Azul.

As vantagens de utilizar o Calendário no setor de RH

O calendário de RH traz inúmeros benefícios para os profissionais de Recursos Humanos. Confira a seguir quais são! 

Organização e Planejamento

Ter um calendário anual, com todas as datas comemorativas importantes para o negócio, ajuda a visualizar as ações que estão por vir. Assim, é possível definir o que será feito, qual o orçamento necessário, com quanto tempo de antecedência é preciso começar a organizar cada intervenção.

Gestão do Tempo

Qualquer tipo de planejamento é uma forma de fazer a gestão de tempo, certo? Com o calendário do RH não seria diferente. Com ele as equipes se organizam e definem quanto tempo será necessário se dedicar para realizar cada ação. Além disso, podem atribuir responsabilidades a cada membro da equipe e realizar reuniões de alinhamento de tempos em tempos. 

Comunicação e Colaboração

Concentrar as informações em um só lugar possibilita maior integração entre o time e melhora o fluxo de trabalho e de comunicação. Ao visualizar uma sugestão de atividade de um membro da equipe, outro membro pode ter uma ideia e contribuir. É como se fosse um processo de brainstorming constante.

Planejamento de Férias e Ausências

O calendário de RH também pode constar as datas que cada membro da equipe precisará se ausentar, seja por férias ou outros motivos. Assim fica fácil prever quem poderá ser o responsável por cada ação e quem estará disponível para apoiar sua execução nas datas estabelecidas.

Alertas e Lembretes

Ao montar um calendário online, é possível colocar alertas e lembretes importantes de tempos em tempos. Para tarefas recorrentes, por exemplo, é uma excelente alternativa para lembrar a todos que chegou o período do mês ou da semana que determinada atividade precisa ser realizada.

Análise e Monitoramento

A cada ação realizada estipulada no calendário, anote a percepção do RH e as percepções dos colaboradores que participaram. Para isso pode ser feita uma pesquisa para entender o que as pessoas acharam e quais sugestões dariam para as próximas atividades. Esse registro permite uma análise mais profunda dos pontos positivos e negativos, além de trazer ideias para novas intervenções.

Como organizar um Calendário para o RH?

A organização do calendário de RH varia de negócio para negócio, mas existem algumas premissas universais que irão auxiliar na elaboração e utilização dessa ferramenta no dia a dia. A seguir, separamos algumas dicas de como fazer!

Identifique os principais eventos e prazos

Anote quais são as datas comemorativas importantes e quais eventos a empresa costuma fazer ao longo do ano. A partir disso, defina prazos para começar a execução de cada ação e trabalhe de forma antecipada para que tudo funcione.

Utilize um calendário RH compartilhado

Um calendário compartilhado permite que toda a equipe de RH esteja por dentro das atividades planejadas e possa contribuir com ideias. Portanto, pense em um produzir um arquivo único e compartilhável para que todo o time possa colaborar. Assim todos podem visualizar as informações ao mesmo tempo e conferir quais são as perspectivas do ano.

Categorize as atividades

Vale destacar que o calendário do RH é um documento vivo. Portanto, o ideal é ir fazendo atualizações constantes, sendo uma delas a categorização das atividades. O racional disso vai depender de cada equipe, mas é interessante fazer marcações de urgência e prazo de entrega — curto, médio ou longo prazo.

Defina prazos realistas

Lembre-se que o time de recursos humanos tem outras tarefas e que tudo precisa ser organizado para não sobrecarregar nenhum colaborador. Dessa forma, busque prazos conscientes e que façam sentido, assim todas as tarefas podem ser executadas sem pressa.

Faça uso de cores e codificações

Crie uma legenda com cores para identificar cada tipo de evento ou atividade. Para isso, defina uma lógica que faça sentido para que toda a equipe fique na mesma página e consiga se organizar com facilidade.

Revise e atualize o calendário RH regularmente

Como falamos, o calendário precisa ser constantemente revisitado e atualizado para que nenhuma oportunidade passe despercebida. Portanto, crie uma rotina para que, de tempos em tempos, o time possa conferir se está tudo certo com a programação ou se há alguma novidade para acrescentar.

Durante a execução das ações, é interessante oferecer algum tipo de presente ou recompensa para os colaboradores. Isso ajuda nas estratégias de endomarketing, fortalecendo o engajamento e satisfação dos funcionários.

Diante disso, uma alternativa é utilizar o saldo Premiações do cartão iFood Benefícios. Através dele é possível oferecer um valor à sua escolha para que o colaborador aproveite como quiser. Essa flexibilidade só acontece quando a sua empresa trabalha com um cartão de crédito multibenefícios como o iFood Benefícios.

Conheça e aproveite as vantagens exclusivas, tanto para o RH quanto para os colaboradores!