Passo a passo para você aprender a fazer uma Ata de Reunião eficiente!
Saiba como montar uma ata de reunião completa e assertiva no meio corporativo. Confira dicas de arquitetura de informação e mais!
Por Equipe iFood Benefícios
Na hora de montar uma ata de reunião, podem surgir dúvidas sobre como construir, quais informações precisam constar nesse documento, por onde enviar, entre outras coisas.
Se esse é o seu impasse atual, continue a leitura e confira algumas dicas e sugestões do que pode ou deve constar na sua ata. Vamos lá?
Índice:
- O que é uma Ata de Reunião e qual seu objetivo?
- Por que é importante fazer a Ata de Reunião?
- Saiba como fazer uma Ata de Reunião
- Dicas importantes para fazer uma boa Ata de Reunião
- Exemplos de Ata de Reunião
O que é uma Ata de Reunião e qual seu objetivo?
A ata de reunião é um compilado das informações que foram discutidas em um encontro, seja ele corporativo ou não. Dessa forma, seu objetivo é formalizar as decisões tomadas e torná-las acessíveis para qualquer pessoa que queira se inteirar do assunto.
Além disso, é uma forma de tornar palpável os acordos realizados verbalmente.
Por que é importante fazer a Ata de Reunião?
Como falamos, a ata de reunião cumpre o papel de deixar registrado tudo o que foi falado em uma reunião. É uma forma de assegurar que as informações não se percam e que não haja dúvidas sobre os próximos passos.
Assim, ela já mostra sua importância ao documentar dados relevantes para um negócio, a fim de evitar direcionamentos errados e contra o que foi acordado. A ata de reunião pode ser uma ferramenta contestatória em diversos momentos, favorecendo quem busca agir conforme o combinado.
Saiba como fazer uma Ata de Reunião
Afinal, como montar esse documento sem deixar que nenhuma informação importante fique de fora? Confira a seguir alguns itens que não podem faltar!
Participantes
Um dos principais pontos que precisa constar na sua ata de reunião é quem participou do encontro. Assim é possível ter referências sobre quem recorrer para tirar dúvidas, e também para mostrar que determinado grupo de pessoas está ciente de toda a discussão.
Objetivos
De forma resumida, mostre qual foi a pauta da reunião, ou seja, os assuntos discutidos. Toda reunião tem um objetivo central, portanto, registre isso de forma clara e objetiva.
Pontos discutidos
A partir da pauta da reunião, descreva as falas e o que teve destaque nas discussões. Não é preciso redigir palavra por palavra, como um escrivão faz. Apenas registre os pontos principais e de maior importância, de uma maneira que fique compreensível para quem não tiver participado da reunião.
Pontos positivos e os de melhoria
Durante as discussões, certamente teremos pontos positivos e outros a melhorar a respeito do assunto tratado. Com isso, lembre-se de registrar o que foi considerado bom e que deve continuar, e o que foi ponto de atenção para intervenções futuras.
Próximos passos
Os pontos de melhoria são ótimos norteadores para o que precisa ser feito após as discussões em reunião. Portanto, anote quais são os próximos passos, quem são os responsáveis por cada um deles, qual o prazo de entrega, entre outros pontos relevantes.
Dicas importantes para fazer uma boa Ata de Reunião
Além dos itens que citamos acima, temos outras dicas para que você monte uma ata de reunião completa e efetiva. Vamos lá?
Atente-se para quem será feita a Ata
A ata geralmente possui um destinatário e isso pode ser identificado pelo teor da reunião. Se for uma reunião onde as discussões impactam bastante o negócio, vale redigir com mais detalhes para que líderes e gestores estejam a par da situação.
Mas caso seja uma reunião corriqueira dentro da sua equipe, a ata pode ser mais simples, servindo apenas como uma documentação base para as próximas reuniões.
Preste atenção no canal de comunicação usado
O canal de comunicação ideal é aquele que atinge as pessoas certas e serve como banco de dados para deixar registrado todas as informações. Por lá é preciso que as pessoas consigam absorver as anotações de forma clara, e que seja possível consultar posteriormente o que foi enviado.
Use uma linguagem simples e direta
Sem rodeios e palavras complicadas: opte sempre pela linguagem simples para comunicar o que foi discutido em reunião. Além disso, busque a objetividade sempre que possível. A ata de reunião é um documento que precisa ser fácil de ler e de encontrar as informações.
Utilize marcadores de pontuação e elementos visuais
Como falamos anteriormente, as informações precisam ser fáceis de encontrar na ata. Por isso, utilizar outros recursos além do texto pode ser uma ótima opção. Alguns exemplos são:
- bullet points, como este que estamos usando. Ajudam a deixar o texto mais visual e segmentado;
- negrito ou itálico para destacar informações relevantes em um texto. Auxilia na leitura dinâmica;
- emojis para representar os tópicos. Use com moderação!
Sempre revise a Ata de Reunião
Por fim, é importante revisar a ata de reunião antes de sua divulgação. Certifique-se que todas as informações relevantes constam no documento e estão descritas de maneira clara, sem duplicidade de sentido ou erros de concordância.
Exemplos de Ata de Reunião
Para ajudar você a montar uma ata de reunião, separamos dois exemplos práticos para dois contextos diferentes: um formal e outro informal. Confira a seguir!
Formais
A ata de reunião formal possui um roteiro pré determinado. Isso porque muitos órgãos públicos e outros setores semelhantes praticam esse documento constantemente. Dessa forma, é importante que contenha:
- data, local, horário e nome da instituição;
- autenticação da legalidade da reunião;
- nome das pessoas presente e ausentes, com justificativa da ausência, se houver;
- discussões e decisões tomadas em reunião;
- encerramento e desfecho.
Vale ressaltar que essas atas geralmente são registradas em cartório e possuem um teor de seriedade maior. Confira um exemplo:
“Às ___ horas, do dia ____, do mês de ___________, do ano de _______, reuniu-se à Diretoria _____________________, da (Faculdade, Empresa, Associação) __________________________________. Na pauta de reunião, foi discutido que ___________________ e ____________________, sendo as seguintes decisões aprovadas e encaminhadas: __________________________ , ____________________________ e __________________________ .
A reunião foi presidida por __________________________ (nome), ___________________________________ (cargo) e por mim, ____________________________ (nome), ___________________________ (cargo), que a secretariei.
Assinaturas: __________________.”
Informais
Podemos considerar informais todas aquelas atas produzidas para uso interno em uma empresa. Isso porque não são registradas em cartório e não precisam ser tão formais.
Dessa forma, o envio da ata pode ocorrer através do e-mail, WhatsApp ou outra ferramenta de comunicação que a empresa utiliza. Confira um exemplo:
- Reunião – (data)
- Nome da empresa
- Quem estava presente: (nomes dos participantes)
- Objetivos da Call:
- To Do’s (equipe X):
- item 1;
- item2;
- item 3.
- To Do’s (equipe Y):
- item 1;
- item 2;
- item 3.
Esperamos que as dicas e orientações ajudem você e sua equipe a elaborar atas de reunião produtivas e assertivas. Se a reunião discutir a implementação de um pacote de benefícios completo para os colaboradores, aproveite e leve para a reunião a sugestão do iFood Benefícios.
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