O que é uma reunião 1:1 e por que investir nelas?

Você sabia que uma simples conversa individual pode revolucionar o engajamento da sua equipe? As reuniões 1:1, ou one-on-one, são encontros individuais que ocorrem regularmente entre líderes e seus colaboradores, proporcionando um espaço exclusivo para discutir projetos, dar e receber feedbacks, ter um direcionamento de carreira e até abordar questões pessoais. Estes encontros são essenciais para construir relações de confiança, alinhar objetivos e solucionar possíveis conflitos antes mesmo que se tornem problemas maiores.

Imagine como seria sua equipe se todos se sentissem ouvidos e valorizados? As reuniões 1:1 permitem que dificuldades sejam percebidas e corrigidas rapidamente, proporcionando um ambiente mais saudável e produtivo.

Principalmente no cenário atual em que vivemos, onde o trabalho remoto e híbrido estão cada vez mais presentes, as reuniões 1:1 ganham ainda mais importância e se tornam um canal essencial para manter a conexão humana, promover a transparência e fomentar um ambiente de trabalho positivo.

Se você quer saber os benefícios de uma 1:1, as razões para realizá-las e as melhores práticas para torná-las eficazes e produtivas, este texto é para você.

Índice:

• O que é uma reunião 1:1?
• Benefícios de realizar reuniões 1:1
• Boas práticas para reuniões 1:1
  • Agende esses encontros com frequência
  • Prepare-se antecipadamente
  • Atenção a tudo que está sendo compartilhado
  • Estabeleça objetivos
  • Não perca ou deixe parado o feedback recebido
  • Mantenha um registro
• 15 exemplos de perguntas para usar em reuniões 1:1
  • Quais destas práticas você vai adotar primeiro?

O que é uma reunião 1:1?

Como o próprio nome diz, uma reunião 1:1 é uma conversa direta e reservada entre um líder e seu colaborador. Esse tipo de reunião oferece um espaço seguro e confidencial para que o colaborador possa compartilhar suas preocupações, desafios e abordar temas do dia a dia, como o andamento de algum projeto ou até mesmo como está sua relação com a equipe. Por outro lado, o líder tem a oportunidade de fornecer orientações sobre o trabalho, alinhar expectativas e fortalecer o relacionamento com aquele colaborador.

Uma boa comunicação entre colaboradores e seus líderes é a base para uma equipe de alta performance.

As reuniões one-on-one também são momentos estratégicos e, por meio da escuta ativa e do diálogo franco, o líder pode:

• Perceber dificuldades;
• Oferecer soluções;
• Evitar problemas maiores

Benefícios de realizar reuniões 1:1

Ao investir em um relacionamento forte com seus colaboradores, os gestores podem impulsionar diversos benefícios para a equipe e para a empresa como um todo. Veja:

• Melhora da comunicação: as reuniões 1:1 facilitam uma comunicação aberta e honesta, promovendo um ambiente onde os colaboradores se sentem à vontade para expressar suas ideias e preocupações. 
• Desenvolvimento individual: esses encontros permitem que líderes acompanhem de perto o progresso dos seus colaboradores, identificando necessidades de treinamento e desenvolvimento. 
• Engajamento e motivação: mostrar interesse no bem-estar dos colaboradores pode aumentar seu engajamento e motivação, resultando em maior satisfação e produtividade. 
• Resolução de problemas: problemas podem ser identificados e resolvidos rapidamente antes que se tornem grandes questões.
• Feedback contínuo: as reuniões 1:1 são uma excelente oportunidade para o desenvolvimento dos colaboradores.

Boas práticas para reuniões 1:1

Para que essas reuniões alcancem seu potencial máximo, é fundamental seguir algumas boas práticas:

Agende esses encontros com frequência

Essas reuniões devem ser regulares para manter uma linha de comunicação aberta e contínua entre líder e colaborador. Estabelecer um cronograma fixo demonstra comprometimento com o desenvolvimento do colaborador.

• Faça essas reuniões quinzenalmente ou mensalmente, dependendo das necessidades da equipe e do colaborador.
• Cumpra com os horários e dias agendados para que os colaboradores possam se preparar adequadamente.

Prepare-se antecipadamente

Para garantir que a reunião seja focada e produtiva, abordando todos os pontos importantes, é necessário fazer um check-list de tudo que precisará abordar durante o papo.

• Para líderes: Revise o desempenho recente do colaborador, feedbacks recebidos e qualquer questão ou projeto em andamento.
• Para colaboradores: Traga questões, preocupações, ideias e atualizações sobre projetos e objetivos pessoais.

Atenção a tudo que está sendo compartilhado

A escuta ativa demonstra respeito e interesse genuíno, construindo confiança e um relacionamento mais forte.

• Evite distrações durante a reunião, como, por exemplo, mexer no celular. É muito constrangedor quando estamos em uma reunião e a pessoa está focada em outra coisa, não é? Passa a impressão de que o assunto não é relevante.

Estabeleça objetivos

Definir objetivos claros ajuda a direcionar a reunião e garantir que ações específicas sejam tomadas após o bate-papo.

• Curto prazo: defina metas para a próxima semana ou quinzena, como concluir um projeto ou melhorar uma habilidade específica.
• Longo prazo: discuta objetivos sobre plano de carreira e desenvolvimento profissional, alinhando-os com as necessidades da empresa.

Não perca ou deixe parado o feedback recebido

Tomar ações concretas com base no feedback recebido demonstra que as preocupações e sugestões dos colaboradores são levadas a sério.

• Priorize e execute as ações discutidas o mais rápido possível.
• Dê retorno ao colaborador sobre o andamento das ações tomadas.

Mantenha um registro

É importante anotar os pontos discutidos, as ações acordadas e os objetivos estabelecidos. Isso ajuda a acompanhar o progresso e garante a responsabilidade de ambas as partes para tirar do papel todos os pontos abordados.

• Utilize alguma ferramenta de anotações ou um documento compartilhado para registrar as reuniões.
• Revise o histórico de reuniões anteriores para acompanhar o progresso e discutir pendências.

Investir tempo e esforço em reuniões 1:1 regulares e bem estruturadas pode transformar a dinâmica de sua equipe, aumentando a satisfação dos colaboradores e contribuindo para o sucesso da organização. Lembre-se de que a chave para o sucesso dessas reuniões está na consistência, preparação e ação sobre o feedback recebido.

Separamos dois dados de estudos que falam sobre o tema para você entender que se aplicar todos esses pontos, a chance de alcançar um resultado positivo é muito maior.

De acordo com uma pesquisa publicada na  Harvard Business Review, 72% das pessoas disseram que seu desempenho melhoraria se recebessem feedback corretivo.

Além disso, a pesquisa "State of the American Workplace Report", da Gallup, aponta que funcionários que recebem feedback regular têm um nível de engajamento três vezes maior do que aqueles que não recebem.

Agora que você já entendeu a relevância das reuniões 1:1 para líderes, colaboradores e para a organização como um todo, confira alguns exemplos de perguntas que podem ser utilizadas para estimular a conversa e direcionar os temas abordados durante esses encontros.

15 exemplos de perguntas para usar em reuniões 1:1

Perguntas sobre projetos e desempenho:

• Em quais projetos você está atualmente trabalhando e como você está gerenciando essas demandas?
• Quais obstáculos você encontrou recentemente em seus projetos e como podemos superá-los?
• Você está satisfeito com os recursos e ferramentas disponíveis para realizar seu trabalho no dia a dia?

Perguntas sobre desenvolvimento pessoal e profissional:

• Quais são suas metas de curto e longo prazo dentro da empresa?
• Como você se sente em relação ao seu desenvolvimento profissional?
• Existem habilidades específicas que você gostaria de desenvolver ou aprimorar?

Perguntas sobre feedback e comunicação:

• Há algum feedback específico que você gostaria de compartilhar comigo?
• Como você prefere receber feedbacks?
• Você sente que tem oportunidades suficientes para expressar suas ideias e preocupações?

Perguntas sobre engajamento e motivação:

• Quais são suas principais motivações com o trabalho que você desempenha hoje?
• Você sente que seu trabalho é valorizado pela equipe e pela empresa?
• Como você se sente em relação ao equilíbrio entre vida pessoal e profissional?

Perguntas sobre cultura e ambiente de trabalho:

• Como você descreveria o ambiente de trabalho em nossa equipe?
• Você vê oportunidades para melhorar nossa cultura de equipe? Se sim, quais?
• Há algo sobre o ambiente de trabalho que está te preocupando atualmente?

Lembre-se de que cada colaborador é único e merece uma abordagem personalizada durante as reuniões 1:1. Não existe uma fórmula mágica ou uma receita de bolo para garantir o sucesso dessas conversas. Avalie cada caso de forma individual e desenvolva a interação de acordo com o perfil e as necessidades do colaborador.

O mais importante é manter uma comunicação clara, com objetivos definidos e um plano de ação estruturado. No final das contas, pessoas se conectam com pessoas. Estamos falando de uma reunião humanizada e personalizada, que valoriza a individualidade e fomenta um ambiente de confiança e respeito.

Pronto para transformar essa prática em uma ferramenta poderosa para a gestão de sua equipe? Essas são apenas algumas formas de como você pode efetivamente utilizar as reuniões 1:1 para um ambiente de trabalho mais produtivo e colaborativo. 

Quais destas práticas você vai adotar primeiro?