Gestão de projetos: ferramentas e métodos
A gestão de projetos é uma área potencial para revolucionar empresas nas quais é implementada. Confira aqui tudo sobre esse setor.
Por Equipe iFood Benefícios
Segundo a pesquisa Pulse of the Profession do Project Management Institute (PMI), realizada em 2018, o principal motivo para o fracasso das empresas é a falta de uma gestão de projetos e de um gerenciamento presente e eficaz.
Nesse cenário, a necessidade da implementação de uma área para a gestão de projetos, focada no acompanhamento de processos, tem crescido cada vez mais no ambiente corporativo.
Afinal, por meio dessa administração, é possível entender mais sobre o panorama geral da empresa, bem como sobre os gaps passíveis de melhorias.
Dessa maneira, trabalha-se de modo a criar uma resolução simples, prática e rápida, agindo diretamente na produtividade da organização e, com isso, aumentando o seu lucro.
Portanto, quem trabalha no segmento empresarial deve estar atento a área de gestão de projetos, buscando sempre entender mais sobre como ela se manifesta de diferentes formas.
Para saber mais sobre essas e muitas outras questões, continue acompanhando este artigo!
Índice:
- O que é o gerenciamento de projetos?
- Qual a diferença entre projeto e gestão de projetos?
- Qual a finalidade da gestão de projetos?
- 6 benefícios da gestão de projetos para empresas
- Como fazer a gestão de projetos?
O que é o gerenciamento de projetos?
Em linhas gerais, o gerenciamento de projetos pode ser definido como a tarefa que objetiva aplicar, acompanhar e analisar resultados obtidos através da implantação de diferentes iniciativas.
Dentro dele é necessário realizar diversos processos, sempre focando em obter uma melhora na produção da empresa.
Um projeto, por sua vez, trata-se de uma espécie de programa, o qual pode ser elaborado por diferentes motivos, mas sempre objetivando o preenchimento de gaps e a obtenção de melhores resultados com a companhia.
Nesse sentido, a administração de projetos engloba acompanhar o andamento de todas essas novas aplicações, medindo e mensurando resultados, de modo a entender sua efetividade.
A partir das respostas obtidas, elaborar possíveis novos projetos, sempre melhorando a empresa e a tornando mais eficaz e efetiva.
O que é gerenciamento de projetos segundo o Pmbok?
Como você pôde perceber, o gerenciamento de projetos é uma etapa que pode ser de grande importância dentro das companhias quando aplicada da maneira correta. Nesse sentido, esse setor é passível de alcançar uma notoriedade tão grande, que possui regras e manuais próprios para implementação e aplicação.
PMBOK é a sigla para Project Management Body of Knowledge, em tradução literal, Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. Ele se trata de um guia com diversas orientações para os profissionais desse ramo que objetivam realizar suas tarefas de maneira qualitativa e eficiente.
Desenvolvido pelo PMI, o guia já está em sua sexta edição e tende a ganhar novas versões em breve, sempre se atualizando conforme as novas necessidades do mundo corporativo.
Na visão do PMBOK, um projeto pode ser definido como “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.”
Nesse sentido, a gestão e gerenciamento de projetos se trata do trabalho de administração e acompanhamento de resoluções, desde a fase inicial até a final e a colhida de resultados.
Qual a diferença entre projeto e gestão de projetos?
Como você pôde perceber, o projeto se trata de um esforço criado pensando em todos os detalhes de aplicação e finalização, sempre objetivando a melhora ou alteração de algum processo do mundo corporativo.
A gestão, por sua vez, é o procedimento que visa acompanhar a performance e os resultados obtidos através do projeto.
Sendo assim, ambos estão diretamente relacionados, pois trabalham objetivando a alteração de tarefas e a realização de uma nova atividade dentro da empresa.
Qual a finalidade da gestão de projetos?
Mesmo que uma empresa passe por diversas melhorias ao longo de sua atuação, será impossível mensurá-los sem um acompanhamento ativo da situação anterior e da atual, obtida através de alterações no modo de trabalhar.
Nesse sentido, a gestão de processos tem como objetivo entender como o trabalho realizado dentro da empresa tem executado suas atividades, bem como a influência que essas atividades têm trazido para o dia a dia corporativo.
Sendo assim, a empresa que aplica o gerenciamento de projetos em sua rotina pode obter diversos benefícios, os quais têm impacto direto em todos os setores da companhia. Acompanhe alguns deles abaixo:
- melhoria contínua da empresa, devido a constante busca por novos processos a serem implementados;
- obtenção de análises mais detalhadas dos resultados, tendo em vista o acompanhamento constante realizado pelos profissionais;
- aumento do lucro da empresa, em decorrência da melhoria das atividades e consequente aumento da produtividade;
- melhoria no clima organizacional, em um cenário onde a gestão de projetos se mostra aberta a ouvir opiniões e considerações dos colaboradores;
- diminuição do risco de falhas e acidentes, dado ao fato de que a empresa passa a atuar de maneira mais próxima aos funcionários.
6 benefícios da gestão de projetos para empresas
Como vimos, a gestão de projetos é uma ferramenta que permite uma excelente organização e planejamento estratégico, facilitando assim o acompanhamento de cada uma das etapas que envolvem os projetos.
A seguir, conheça, em detalhes, as 6 principais vantagens na adoção dos sistemas de gestão em sua empresa:
Otimização do tempo
A gestão de cronogramas é um instrumento muito importante, uma vez que possibilita aos gestores ter maior controle sobre o tempo gasto em determinada atividade.
Isso porque, por meio da ferramenta, se pode acompanhar de perto o tempo planejado com o efetivamente gasto, o que, por sua vez, fornece ao gestor maior precisão na alocação de recursos.
Portanto, além de otimizar o tempo, a gestão de projetos beneficia também uma administração mais sustentável, haja vista que inibe eventuais desperdícios e, também, atua em outra vertente importante: a otimização de recursos financeiros, humanos e materiais.
Redução de gastos
Outra opção vantajosa na utilização da gestão de projetos é, como vimos brevemente, a otimização da alocação de recursos. Assim como o tempo, por meio do gerenciamento de custos pode-se também acompanhar o orçamento, tornando-o mais proporcional e adequado.
Além disso, após estabelecer a linha que baseia seus custos, é possível traçar um comparativo em tempo real sobre tudo o que foi previsto e utilizado em cada etapa de um projeto.
Dessa forma, pode-se até mesmo minimizar as despesas com o aproveitamento de oportunidades e, ainda, no aporte de recursos em ocasiões oportunas.
Resultados mais assertivos
A gestão de projetos, quando feita de maneira apropriada, demanda um levantamento prévio de todos os aspectos que envolvem as atividades executadas.
Assim, ao detalhar minuciosamente cada passo do trabalho, pode-se chegar a um resultado bastante satisfatório, em relação ao cumprimento das metas preestabelecidas.
Maior engajamento da equipe
As melhores práticas de gestão oportunizam a motivação das equipes, pois todos aqueles que fazem parte do trabalho podem receber informações compartilhadas.
Sendo assim, por meio de um planejamento de equipe eficiente, a comunicação, transparência e confiança se tornam componentes essenciais para o maior engajamento dos colaboradores.
Controle dos riscos
Mais uma vantagem associada à gestão de projetos para empresas está diretamente associada ao controle de riscos sobre os processos envolvidos. Lembrando que é possível mapear cada detalhe das atividades executadas, inclusive eventuais riscos e oportunidades envolvidos direta ou indiretamente.
Dessa forma se pode identificar facilmente os sinais de possíveis ameaças para, prontamente, minimizá-las tanto quanto possível.
Ademais, além dos riscos, pode-se ter um maior controle sobre as oportunidades e, assim, aproveitá-las sempre que surgirem situações não previstas, mas que oferecem benefícios em potencial para o seu projeto.
Maior satisfação dos clientes
Por fim, outro aspecto positivo sobre a gestão de projetos está associado à qualidade do resultado que é possível entregar para o consumidor final.
Tendo em vista a otimização do tempo, recursos financeiros, minimização de ameaças, otimização de oportunidades e engajamento das equipes, consequentemente, o cliente estará mais satisfeito com os resultados — sendo esta justamente a importância da gestão de projetos.
Como fazer a gestão de projetos?
Tendo em vista todas as vantagens que a gestão de projetos pode trazer para as empresas, fica evidente que entender como trazê-la para a prática é muito importante para as companhias que desejam ter sucesso em suas operações.
Como esse é um campo de atuação amplo, é praticamente impossível informar um único caminho capaz de proporcionar uma administração eficaz e eficiente. Nesse cenário, vale entender alguns passos primordiais para fazer um gerenciamento de projetos de qualidade e implantá-lo corretamente em sua corporação. Confira quais são eles!
Entenda o ciclo de vida de um projeto
Quando um projeto surge, ele passa por diversos processos, desde sua execução até a análise final. Um gestor de projetos precisa entender cada uma dessas etapas para que possa coordená-las e organizá-las de modo a explorar seu potencial máximo.
Todos os estágios do ciclo de vida de um projeto estão interligados por estratégias e estão trabalhando para cada negócio projetado. É necessário levar em conta o volume das atividades e otimizar o tempo com recursos para inovações.
Dentre todas as fases do ciclo de vida de um projeto, destacamos:
- identificação dos gaps e brainstorming;
- organização e preparação;
- dimensionamento de custos;
- organização de equipes;
- elaboração do cronograma de execução;
- execução de atividades;
- colhida de resultados.
Sempre tenha em mente as principais necessidades da companhia
Dentro da área de gerenciamento de projetos, não é cena incomum que um programa incrivelmente promissor, quando trazido para a prática, comece a apresentar inconsistências e poucos resultados.
No entanto, também é comum gestores acabem se apegando a algumas ações, insistindo nelas, mesmo que seja evidente a falta de vantagens para a empresa nesse processo.
Nesse cenário, é fundamental que os administradores sempre tenham muito claro em sua mente o porquê de determinado programa estar sendo implementado com tanto afinco. Assim, caso ocorram problemas que extrapolem o custo planejado ou o tempo disponível, o líder entenderá a hora certa de deixar a missão para trás e trabalhar em prol de outra mais efetiva.
Para isso, também é muito importante que os gestores utilizem indicadores de desempenho e criem uma gestão de desempenho, os quais exibirão de maneira prática o que está dando certo e o que tem apresentado mais erros. Confira abaixo alguns dos principais indicadores bacanas para esse processo:
- Valor agregado (VA);
- Desvios de esforço;
- Índice de Desempenho de Custo (IDC);
- Índice de Desempenho de Prazo (IDP);
- Taxa de tarefas realizadas.
Enalteça as conquistas com os projetos
Como já citamos algumas vezes, os projetos surgem com o objetivo de proporcionar soluções para problemas dentro das empresas. Sendo assim, ao perceber que um programa teve sucesso em sua tarefa, o gestor de projetos deve informar a sua equipe sobre essa vitória e, principalmente, enaltecer os bons resultados.
Com isso, gera-se mais motivação e cria-se um clima organizacional mais leve, fatores essenciais para uma empresa que deseja crescer no mercado.
Nesse cenário, o IFood Beneficios tem trazido para o mercado algumas soluções que são ideais para presentear e premiar colaboradores por seus resultados. O IFood Card, por exemplo, é uma maneira simples e prática de fornecer uma experiência gastronômica ao funcionário, agradecendo por seu empenho e dedicação com a empresa.
Além disso, a empresa também tem soluções relacionadas a criação de reuniões, confraternizações e coffee breaks, reuniões bem bacanas para comemorar resultados e proporcionar momentos de união entre gestão e equipe.
Escolha a metodologia do seu projeto
Um projeto pode ser aplicado de diferentes formas, com base nas linhas de conhecimento utilizadas para o dimensionamento e planejamento das fases do programa. Assim, é muito importante que o gestor de projetos tenha conhecimento sobre os mais diversos formatos, podendo orientar seus colaboradores sobre o qual se enquadra melhor na ideia formulada.
Alguns exemplos de metodologias comuns nesse meio são:
Metodologia Scrum Sprint
Scrum é uma metodologia para planejamentos e gestão de projetos, estes divididos entre Sprints mensais, totalizados por um time box em um ciclo. O papel do Sprint dentro de um ciclo é representar quais atividades devem ser realizadas.
Business Model Portfolio
Um portfólio de modelos de negócios é o conjunto de produtos que uma empresa apresenta ao consumidor, por meio de um portfólio que contenha estratégias elaboradas para busca de resultados. O Business Model Portfolio trabalha com uma linguagem específica para análise de dados econômicos.
Matriz GUT de Priorização
A Matriz GUT é uma metodologia voltada para priorização de tarefas. Ela reporta o comportamento das áreas empresariais e auxilia na escolha das opções. Essa ferramenta verifica análises internas e externas, voltadas para empresas nas tomadas de decisões.
Utilize ferramentas para a gestão de projetos
Segundo um artigo publicado no Estadão, implementar sistemas de gestão pode ser benéfico para as companhias, não apenas em praticidade, mas também em economia no setor financeiro. Com eles é possível trabalhar mais, em menos tempo e de maneira automatizada, ideal para um acompanhamento de atividades posterior.
Nesse sentido, dentro do gerenciamento de projetos, a utilização de sistemas e softwares também pode se fazer muito valiosa. Com ela, os gestores possuem um apoio e dados exatos para pautar suas ações, o que é excelente para a tomada de decisão.
Abaixo, confira alguns dos softwares mais úteis para a gestão de projetos da sua empresa!
Hibox
O Hibox é um software online criado especificamente para o gerenciamento de projetos. Com ele, é possível obter diversas funcionalidades em um só lugar, desde a realização de videoconferências até um chat em tempo real com os colaboradores da empresa.
Além disso, pode-se realizar um acompanhamento de cada etapa do projeto dentro do perfil de seu responsável, podendo tirar dúvidas e sugerir mudanças de maneira fácil, rápida e automática. O Hibox possui um plano gratuito com gerenciamento de tarefas básico.
Artia
O Ártia também se trata de uma ferramenta 100% online e com diversos planos, incluindo a versão gratuita, na qual se pode realizar mais de 50 tarefas diferentes. Com um formato de organização bem visual, o software permite que diversos usuários criem briefings, cronogramas e projetos de maneira bem simples.
Ademais, o Ártia tem um diferencial bacana, que são os serviços fornecidos de acordo com cada área. Da construção civil até a indústria e TI, cada nicho possui um atendimento específico de acordo com as suas necessidades.
Microsoft Project
O Microsoft Project, ou simplesmente MS, é um software pago para gerenciamento de projetos mais utilizado no mundo. Com usabilidade simples e bastante intuitiva, ele é voltado para quem busca praticidade em sua gestão, pois oferece ferramentas específicas para controle das fases de implementação e acompanhamento do programa.
Operand
O Operand é uma ferramenta paga com a possibilidade de integrar pessoas aos projetos da empresa dentro do próprio sistema, instalando responsáveis por cada uma das tarefas do projeto. Nele, o gestor pode organizar sua equipe da maneira que melhor lhe convém, mantendo um organograma eficiente e prático para a rotina corporativa.
O que achou de aprender mais sobre gerenciamento de projetos? Se gostou deste conteúdo, não deixe de conferir as vantagens exclusivas que o iFood oferece para sua empresa. Conheça tudo sobre o iFood Benefícios e descubra como podemos ajudá-lo a manter sua equipe sempre motivada e satisfeita!