Coffee Break: como organizar um evento e melhorar o engajamento do time

Sabe quando participamos de algum evento, principalmente corporativos, em que há uma pausa para alguns “comes e bebes”? Esse é o Coffee Break, considerado, pelos participantes, um dos melhores momentos desses encontros.

A seguir vamos falar mais sobre a organização de um Coffee Break, quais são seus benefícios, o que pensar na hora de contratar um buffet e muito mais!

Vamos lá?

Índice:

• O que é Coffee Break?
• Os benefícios de servir um Coffee Break
• Qual a diferença entre Coffee Break e Breakfast?
• Os tipos de eventos para oferecer um Coffee Break!
• Aprenda a organizar um Coffee Break perfeito!
• O que servir num Coffee Break?

O que é Coffee Break?

Coffee break é uma expressão em inglês para “pausa para o café”. Geralmente ela se refere àqueles momentos de pausa durante eventos corporativos, palestras, conferências e congressos, para comer e beber algo.

Portanto, podemos dizer que é uma pausa curta, com duração máxima de meia hora, e com opções de lanche para petiscar. O objetivo é ser breve e simples de ser aproveitado.

Os benefícios de servir um Coffee Break

No corporativo, o coffee break possui uma grande relevância e propósito, sendo uma forma de incentivar, unir e agradecer os colaboradores pelo seu trabalho ou objetivo alcançado em conjunto com a empresa.

Em outros eventos, como palestras, workshops, cursos e reuniões de projetos, o coffee break é uma excelente maneira dos participantes recarregarem as energias, descansarem a mente e clarearem os pensamentos.

Especialistas apontam que realizar pequenos intervalos têm efeito poderoso no bem-estar do trabalhador, pois, sair de uma tarefa difícil por alguns minutos faz com que, posteriormente, a pessoa enxergue-a com mais clareza e tranquilidade, já que estar imersa constantemente em um determinado assunto pode fazer com que o fluxo de ideias se trave.

Confira a seguir outros benefícios do coffee break.

Momento de descontração

Ter um momento para se distrair depois de longas horas de foco e concentração é essencial, principalmente para evitar o sentimento de exaustão. Assim todo o conteúdo passado será bem melhor absorvido.

Alivia o estresse

Reuniões longas e importantes são naturalmente estressantes. Se não houver uma pausa, a situação pode ainda piorar. E é aí que o coffee break entra, para aliviar esse momento e torná-lo mais leve.

Mais engajamento entre os colaboradores

Com o clima entre as pessoas mais leve, como falamos acima, a vontade de participar e engajar com os assuntos falados aumenta.

Ótima oportunidade para Networking

Como o coffee break acontece em eventos corporativos, a pausa é um excelente momento para que os profissionais troquem experiências e conversem entre si. Desses “contatos” podem surgir grandes parcerias.

Qual a diferença entre Coffee Break e Breakfast?

Os dois termos de origem inglesa, apesar de serem similares na escrita, possuem um significado distinto.

Como falamos, o coffee break é uma pausa rápida para um café, e geralmente se configura como um intervalo durante um evento corporativo ou de reuniões longas.

Já o breakfast é o clássico café da manhã, aquela primeira refeição do dia. Esse termo não é associado diretamente ao mundo corporativo e pode ser utilizado em diversos contextos.

Os tipos de eventos para oferecer um Coffee Break!

Embora um cafezinho seja maravilhoso em qualquer hora, apenas em algumas ocasiões o coffee break para empresas terá um papel primordial e inovador — já que no dia a dia, essa necessidade pode ser suprida com um espaço chamado de “cantinho do café”, onde os colaboradores consigam interagir entre si em horários de descanso ou em pequenas pausas, porém, sem nenhuma responsabilidade específica. 

Quando se trata de eventos de grande porte ou impacto, o “coffee” entra como mais uma demonstração de cuidado com os profissionais e participantes presentes. 

E esse é, de certa forma, um investimento que retornará para a empresa, como ela tendo uma visão humanizada de um local que se preocupa com seus colaboradores, líderes e projetos. De uma maneira geral, motivando o time para que sigam empenhados em suas funções dentro da corporação.

E para saber em quais eventos o coffee break é indispensável e o porquê, confira uma lista com os encontros e datas especiais que merecem a presença de cardápios, comes e bebes: 

Eventos corporativos

Uma maneira bem interessante de desempenhar essa refeição corporativa e trazer a visão de confiança e admiração das pessoas pelo local que elas passam boa parte do dia.

Fazendo pequenos eventos entre os setores, como uma festa para todos os aniversariantes do mês da empresa, comemorações de metas alcançadas, entre outras datas que não são obrigatórias, mas são importantes e farão com que sua companhia seja vista como uma família que lembra de cada funcionário como seres únicos e incentiva o crescimento profissional de cada um. 

Conferências

Principalmente em startups e multinacionais, onde existem algumas franquias e sedes em diferentes regiões, as conferências junto aos coffee breaks são importantes para reunir todos os profissionais de outros lugares do país e do mundo a fim de debaterem sobre determinados assuntos. 

Essa é uma excelente maneira de um gestor se apresentar para o líder a nível nacional ou global, e através de um “pitch” — a famosa conversa de elevador — falarem brevemente sobre ideias inovadoras que poderão ser destaque no futuro da empresa.

Palestras

Além de ser um incentivo para os profissionais do encontro — pois, de certa forma, as palestras inserem aprendizados e conhecimentos que serão aplicados dentro da corporação —, o coffee break para empresas é necessário nesse evento para que os colaboradores possam se conhecer e saber mais sobre determinado assunto através de experiências pessoais. 

Além disso, como já falamos anteriormente, é sempre importante dar uma pausa para que o assunto volte a ser absorvido com mais facilidade, e nada como fazer isso com lanchinhos, frutas e cafés, não é mesmo?

Workshops

Assim como as palestras, os workshops envolvem discursos e atividades práticas sobre um determinado tema e unem diversos profissionais interessados pela mesma função ou assunto abordado. 

Pode estar presente tanto diversos palestrantes, quanto apenas um instrutor. E, independentemente do número de participantes, ter a pausa para o café é importante para o descanso dos membros e também para a interação entre os profissionais e os gestores presentes.

Aprenda a organizar um Coffee Break perfeito!

Agora que já foi apresentado as diversas funções dessa refeição em cada evento, a seguir, lhe ensinaremos como organizá-lo. 

Afinal, este momento precisa estar pronto na hora certa e com produtos que atendam todos os perfis e gostos, incluindo alimentos sem lactose, opções vegetarianas e veganas, entre outras particularidades.

O passo a passo para fazer um coffe break corporativo sem erros é:

1. Saiba a quantidade de pessoas

Antes de iniciar a cotação e posteriormente as compras, é necessário a confirmação de todas as pessoas que participarão do evento. 

Isso serve para que não haja desperdício ou falte alimentos, para o planejamento do local que o evento será realizado e para saber a quantidade de utensílios, garçons e funcionários terceirizados que deverão ou não estar disponíveis. 

Para isso, envie um e-mail com o convite aos interessados e peça a confirmação em até um prazo determinado — que pode ser de 5 dias, pois, assim, a pessoa consegue se planejar com antecedência e, ao mesmo tempo, não se esquece da data do evento, que deve ser no máximo 15 dias depois que você mandar o convite.

2. Calcule a comida e bebida 

Agora que você já tem ciência dos colaboradores que estarão presentes, antes de fazer a cotação, é necessário calcular a quantidade de comida e bebida necessária. 

Algumas empresas possuem buffets com base na quantidade de pessoas, porém, para que não haja excessos e nem falte pratos, é sempre bom ter uma base do que será realmente consumido. 

De uma maneira geral, a medida é de 400 ml de bebida, 5 salgados e 3 doces por pessoa. 

Aqui, lembre-se de inserir opções para todos os gostos, como versões de cafés e chás sem cafeína e quitutes sem derivados de origem animal, sem glúten, sem lactose e sem açúcar.

3. Fique de olho no horário do coffee break corporativo

O ideal é que essa programação ocorra no meio do evento. Ou seja, em uma palestra das 14h às 18h, a pausa para o café deverá acontecer às 16 horas. 

O planejamento da empresa também deve ser baseado nesse horário e não no início do meeting, pois as bebidas e comidas precisam estar na temperatura adequada para consumo. 

E lembre-se sempre de calcular um tempo de antecedência para que as mesas sejam postas e organizadas sem o trânsito de outros ao redor, o que daria a empresa anfitriã uma visão de desorganização e falta de planejamento.

Em resumo, entenda que os detalhes do coffe break corporativo são muito importantes para que tudo saia dentro do esperado.

4. Atente-se a duração

O tempo não deve ser muito extenso, afinal, o propósito do coffee break é dar uma pausa para os participantes reporem as energias, e também para que haja interação entre os profissionais do lugar — para que eles exponham suas opiniões de uma forma mais descontraída. 

Para eventos de maior duração, o coffee break pode durar meia hora, já para as reuniões menores, deverá ter cerca de 15 minutos para que os profissionais não se dispersem e fique difícil voltar ao foco original do encontro.

5. Busque um fornecedor de confiança

Escolha empresas com boas avaliações e que respondam rapidamente, pois caso tenha um imprevisto, desde o início você saberá como é o comportamento dela em relação ao tempo de espera. 

Se o estabelecimento já possuir diversos tipos de alimentos, é melhor para questões financeiras, já que você economizará no frete e na produção.

Além disso, o ideal é não perder tempo na escolha dos fornecedores, já que você tem todo o restante do evento para organizar.

O que servir num Coffee Break?

Afinal, quais comidas e bebidas são ideais para compor a mesa de um coffee break? Essa dúvida é a principal quando se decide investir em um lanche para um evento empresarial.

Para te ajudar nessa missão, separamos algumas dicas. Confira!

Comidas

O ideal é que as comidas presentes na mesa sejam fáceis de comer, sem necessidade do uso de talheres, por se tratar de um período curto. Portanto, algumas opções são:

Bebidas

Para um coffee break, é importante ter variedade de bebidas não alcoólicas, a fim de agradar todos os convidados, como: 

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