O salto tecnológico do ecossistema da Itaipu na gestão de talentos

A área de recursos humanos do Parque Tecnológico Itaipu (PTI), um ecossistema de inovação em Foz do Iguaçu criado pela Itaipu Binacional para integrar instituições de ensino, empresas e órgãos governamentais, identificou um problema: em 2021, as ferramentas de gestão de pessoas estavam defasadas.

O lockdown imposto pela COVID-19 revelou que as práticas de administração de pessoas do PTI necessitavam de uma atualização para facilitar o cotidiano dos seus 500 funcionários. 

“Com a pandemia, precisamos evoluir em termos de processos, para manter as pessoas satisfeitas mesmo trabalhando de casa”, afirma Maryana Gaviola, gerente de gestão de pessoas. “Tornou-se evidente que existiam novas ofertas de ferramentas digitais e que as tecnologias de gestão deveriam aproximar os profissionais e tornar sua vida mais fácil”.

Até então, todos os mecanismos de controle de jornada, férias e gestão de equipes do PTI eram manuais. Os colaboradores gastavam tempo inserindo informações em sistemas não integrados, preenchendo cartões de ponto em papel e solicitando férias por meio de formulários físicos. 

Havia escasso suporte aos gestores sobre os controles de equipe. “O grande desafio era romper com paradigmas e hábitos tradicionais”, diz Maryana. “O costume de registrar ponto era arraigado, mas era necessário criar processos mais eficientes e demonstrar suas vantagens para as pessoas.”

Índice:

• O caminho
• Resultados

O caminho

A solução adotada foi a criação do GP Digital, a plataforma de gestão de pessoas digital do Parque Tecnológico Itaipu. 

Com o uso do sistema Meu RH, desenvolvido pela TOTVS, os trabalhadores passaram a acessar todas as informações de recursos humanos em um único local. Disponível via navegador web e aplicativo, o GP Digital oferece funcionalidades para o gerenciamento de jornada de trabalho, férias e administração de equipes.

Com a digitalização do RH, o antigo sistema manual de controle de ponto foi substituído por um aplicativo que permite a consulta, justificativa de ausências, inclusão ou exclusão de dados e acesso a informações em tempo real.

Na área de pagamentos, os funcionários agora podem baixar diretamente documentos como contracheques e informes de rendimentos, sem a necessidade de solicitação à equipe de RH. Os pedidos de férias também foram digitalizados: aprovações, recibos de pagamento e controle de dias agora são feitos online, com uso de assinaturas eletrônicas.

Além disso, os gestores podem acessar ferramentas online para gerenciar informações como banco de horas da equipe, solicitações e vencimento de férias, além do histórico de contratações e atualizações salariais.

A implementação do GP Digital do Parque Tecnológico Itaipu ocorreu de forma gradual, assegurando a aceitação e o aprendizado dos usuários. “Não foi apenas com um simples e-mail que convencemos todos a adotar o sistema”, relata Maryana. Novas funcionalidades eram lançadas bimestralmente, seguidas por um período de adaptação antes da introdução de mais novidades.

Mesmo com uma área de mais de 5 mil quilômetros quadrados, o PTI manteve alguns relógios de ponto tradicionais. “Há situações em que o celular pode estar sem bateria ou não disponível, e falhas de internet podem ocorrer. Por isso, é essencial manter algumas unidades sempre à mão”, afirma.

Para assegurar a eficácia do GP Digital, o RH buscou o apoio de outras equipes no projeto. O departamento jurídico verificou a conformidade legal da migração dos processos para o ambiente digital. A área de TI, por sua vez, realizou melhorias tecnológicas para prevenir falhas em horários de maior demanda e garantiu a segurança dos dados para impedir acessos indevidos e vazamento de informações pessoais.

Resultados

Com a digitalização dos processos, a área de recursos humanos do Parque Tecnológico Itaipu ganhou eficiência operacional. 

Anteriormente, a equipe recebia mais de 400 solicitações mensais que exigiam análise, aprovação, processamento e encaminhamento. Agora, os profissionais de RH precisam apenas aprovar os pedidos, enquanto a automação cuida do restante. Com a redução no atendimento de questões burocráticas, há mais espaço para focar em estratégias.

A iniciativa também teve um impacto ambiental positivo. “Reduzimos significativamente o número de impressões. O consumo excessivo de papel foi eliminado. Antes, um único pedido de férias resultava em uma dúzia de páginas impressas. Multiplique isso por 500 funcionários, muitos dos quais dividem suas férias, e o impacto ambiental era considerável. Agora, ele praticamente desapareceu”, relata Mirian Araujo, na época assistente de gestão de pessoas.

Internamente, o GP Digital recebeu feedback positivo, tanto em conversas informais quanto em pesquisas internas semestrais. Os líderes endossaram a ferramenta, apreciando a capacidade de verificar rapidamente, via celular, as férias e horas extras de suas equipes.

Os demais trabalhadores notaram melhorias significativas no RH, com maior agilidade no processamento de pedidos e redução do tempo gasto em solicitações. “Para quem está em viagem a trabalho ou em home office, o GP Digital simplificou tudo. É muito intuitivo e rápido”, diz Mirian. “Isso transformou a cultura da empresa.”

*Conteúdo publicado originalmente na Think Work Lab em 14 de março de 2024 com o título “O salto tecnológico do ecossistema da Itaipu na gestão de talentos”. Atualizado em 28 de novembro de 2024 para o Acrescenta, do iFood Benefícios.