Guia Prático: Como Funciona a Prestação de Contas?

Seja em empresas, organizações sem fins lucrativos, órgãos públicos ou até mesmo em grupos comunitários, a prestação de contas é uma prática essencial para garantir transparência, responsabilidade e confiança. Mas afinal, o que isso significa na prática? Como funciona esse processo e por que ele é tão importante?

Neste conteúdo, você vai entender de forma clara e objetiva como funciona a prestação de contas, quem deve realizá-la, quais são seus principais elementos e quais cuidados tomar para evitar erros. Se você quer se manter em dia com as obrigações e reforçar sua credibilidade perante parceiros, financiadores ou a sociedade, este artigo é para você.

Vamos descomplicar o assunto? Confira a seguir!

Índice:

• O que é uma prestação de contas em contabilidade?
• Como é feita a prestação de contas?
  • 1. Planejamento
  • 2. Registro contábil e documentação
  •  3. Execução do relatório de prestação de contas
  • 4. Envio à Entidade Competente
  • 5. Análise e Julgamento
• Quais são os tipos de prestação de contas?
• Quando cabe prestação de contas?

O que é uma prestação de contas em contabilidade?

A prestação de contas é uma obrigação legal para certas empresas, instituições e associações públicas que possuem contabilidade organizada. Esse processo consiste, essencialmente, na entrega do relatório financeiro anual à Autoridade Tributária, contendo um resumo completo da situação econômica do ano anterior.

Esse relatório deve incluir informações sobre os ativos (como receitas e bens adquiridos), os passivos (despesas e dívidas) e o patrimônio da entidade. Esses dados são posteriormente utilizados para fins contabilísticos, fiscais e estatísticos.

A prestação de contas deve ser acompanhada de um conjunto de documentos principais, que podem variar conforme o tipo de entidade. Entre eles, destacam-se:

• Ata com a aprovação das contas e da aplicação dos resultados;
• Balanço patrimonial;
• Demonstração de resultados;
• Relatório das alterações no capital próprio (ou patrimônio líquido);
• Relatório de fluxos de caixa;
• Parecer do órgão de fiscalização, quando aplicável.

Geralmente, esse processo é coordenado por um contador certificado nos primeiros meses do ano, tendo como base os dados do exercício anterior. Continue lendo!

Como é feita a prestação de contas?

A prestação de contas é feita por meio de um processo formal e documentado. A forma exata pode variar de acordo com o tipo de prestação de contas (pública, privada, eleitoral, judicial etc.), mas geralmente segue algumas etapas comuns:

1. Planejamento

Antes de iniciar qualquer execução de recursos, é fundamental ter um plano:

• Definir objetivos e metas.
• Orçar os recursos necessários.
• Estabelecer cronograma e responsáveis.

2. Registro contábil e documentação

• Registrar todas as receitas e despesas com documentos comprobatórios (notas fiscais, recibos, extratos bancários).
• Organizar os documentos em ordem cronológica e por categoria.
• Manter planilhas ou sistemas de controle com os registros dos valores movimentados.
• Registrar movimentações bancárias, compras, pagamentos, e resultados obtidos.

 3. Execução do relatório de prestação de contas

O relatório deve conter:

• Resumo financeiro: receitas recebidas, despesas realizadas e saldo.
• Demonstrativos contábeis (quando aplicável).
• Descrição das atividades realizadas e dos resultados alcançados.
• Comprovação documental: anexar notas fiscais, contratos, fotos de execução, lista de presença, etc.

4. Envio à Entidade Competente

• O relatório e os documentos devem ser enviados para o órgão fiscalizador ou contratante (como Tribunal de Contas, ministério, prefeitura, justiça ou financiador privado).­­                                                                                  
• O envio pode ser feito:
   
  • Digitalmente (por sistema próprio, como SICONV, SIGEF, TCE, TCU, etc.).
  • Fisicamente (em papel, quando exigido).

5. Análise e Julgamento

A prestação de contas será analisada por técnicos ou auditores. Pode haver:

• Aprovação total (quando tudo está regular).
• Aprovação com ressalvas (pequenos problemas formais).
• Rejeição (quando há irregularidades graves).

Quais são os tipos de prestação de contas?

A prestação de contas pode assumir diferentes formatos, dependendo do setor, dos objetivos da organização e dos recursos envolvidos. Os principais tipos são:

• Financeira: Foca no uso e na gestão dos recursos financeiros, seguindo normas contábeis como IFRS ou GAAP. É comum em empresas privadas e visa garantir transparência para investidores e parceiros.
   
• De projetos: Relata como os recursos foram aplicados em projetos específicos e os resultados obtidos. É muito usada por ONGs, agências de pesquisa e empresas com projetos temporários.
   
• De políticas públicas: Voltada ao setor público, garante o uso correto dos recursos públicos e envolve auditorias e divulgação de resultados para a população.
   
• De responsabilidade social: Relacionada às práticas de ESG, mostra o impacto social e ambiental das ações de uma empresa, como programas sustentáveis ou sociais.

Cada tipo exige ferramentas e critérios próprios, adaptados à realidade e aos objetivos da organização.

Quando cabe prestação de contas?

A prestação de contas é essencial para garantir a transparência e a responsabilidade na gestão financeira, sendo exigida em diversas situações, como gastos com eventos, viagens, projetos, imprevistos, financiamentos, recebimento de recursos, reformas, aquisições de bens, terceirizações e contratações. 

A legislação brasileira estabelece sua obrigatoriedade em alguns casos. Segundo o artigo 1.020 do Código Civil, administradores devem apresentar informações detalhadas sobre a administração, incluindo inventário, balanço patrimonial e resultados, aos sócios — de forma anual ou mensal. Já a Lei de Acesso à Informação (LAI) reforça o dever de órgãos públicos disponibilizarem esses dados para a população, geralmente por meio de portais da transparência. 

A exigência legal se aplica a empresas privadas e entidades públicas, especialmente instituições públicas, associações sindicais e filantrópicas, condomínios, empresas com mais de dois sócios, cooperativas e clubes sociais. Nestes casos, o relatório deve ser apresentado aos membros ou condôminos para aprovação e conhecimento coletivo.

Esperamos ter ajudado você a entender como é feita a prestação de contas. Veja mais artigos aqui no blog, navegando pelas categorias, e aproveite para conhecer os benefícios corporativos que o iFood oferece com o cartão flexível taxa zero!