Organização no Trabalho: dicas essenciais para otimizar sua rotina!

A organização no trabalho é fundamental para qualquer profissional ou equipe que busca aumentar os índices de produtividade e alcançar os melhores resultados na empresa.

Sabemos que manter a rotina em ordem pode não ser tão simples quanto parece. Por isso, separamos algumas dicas valiosas para ter uma organização no trabalho ainda mais efetiva. Continue a leitura e fique por dentro de todas elas.

Índice:

• Qual a importância da Organização no Trabalho?
• Dicas para melhorar a Organização no Trabalho
• Os benefícios de ter um ambiente de trabalho organizado
• O papel do RH na Organização do Trabalho

Qual a importância da Organização no Trabalho?

A forma com que os gestores e os times organizam o seu dia a dia impacta diretamente na sua produtividade e qualidade das atividades. A organização é peça essencial para o bom rendimento e gerenciamento eficiente da empresa.

Ela proporciona vantagens diretas no desempenho individual dos colaboradores, fazendo com que:

• As entregas feitas com mais qualidade;
• Os prazos sejam cumpridos sem grandes complicações na agenda;
• Os resultados previstos possam ser alcançados;
• Os indicadores de produtividade melhorem, trazendo mais eficiência e rentabilidade para os projetos da empresa.

Dicas para melhorar a Organização no Trabalho

Ser um profissional organizado na sua rotina não está só relacionado a limpar a mesa de trabalho e listar suas atividades em cadernos ou agendas. Vai muito além disso.

Essa organização também se dá com a priorização de tarefas, antecipação de possíveis problemas, crises gerenciais e imprevistos. 

As dicas que trouxemos neste artigo te ajudam a ter mais organização no trabalho e alcançar uma rotina ainda mais eficiente, produtiva e de alta performance na sua empresa.

1. Estabeleça seus horários

O primeiro passo é definir horários para cada atividade na sua jornada de trabalho. Considere os níveis de esforços para cada função e delimite o tempo necessário para completar suas tarefas. A partir disso, separe os horários do seu dia para se dedicar aos projetos.

E não se esqueça de de considerar a pausa para almoço e descansos, ok? Tudo isso ajuda na produtividade. Falaremos mais sobre o assunto nos próximos tópicos.

2. Organize sua agenda semanalmente

Ter um lugar de fácil acesso para concentrar todas as suas tarefas, reuniões e projetos é uma forma de manter o dia a dia mais organizado e saber exatamente o que precisa ser feito em cada dia e, em muitos casos, horário.

O Google Agenda é uma agenda que pode ser acessada de qualquer lugar, já que seus dados ficam armazenados na nuvem. Basta ter uma conta Google gratuita para conseguir acessar o calendário, criar eventos, tarefas e começar a se organizar melhor.

Em tempos de teletrabalho e home office, esse tipo de organização no trabalho é ótimo para as equipes terem acesso aos horários e disponibilidade dos outros colaboradores. Simplificando as conversas e tornando o dia a dia mais ágil, prático e produtivo.

3. Estabeleça níveis de prioridade para as demandas

Como comentado antes, a organização no trabalho também está relacionada à priorização das tarefas. Por isso, outra dica é estabelecer os níveis de prioridade e a ordem para executá-las.

Existem diversos métodos para priorizar as atividades mais importantes do dia. Independente de qual usar, essa prática é fundamental para ter uma rotina mais organizada e previsível em relação às entregas.

Os principais requisitos que precisam ser levados em consideração nessa hora são: urgência, complexidade da execução, impacto na operação e prazo final. Assim, o nível de importância de cada um deles pode depender do método utilizado e do projeto específico.

4. Dê um check em cada demanda finalizada

Faça uma lista das tarefas do dia e marque assim que finalizar cada uma delas. Isso dá a sensação de “dever cumprido”, além de trazer maior visibilidade das tarefas que ainda precisam ser concluídas para não deixar nada esquecido.

5. Utilize ferramentas de organização

O gerenciamento de projetos de forma organizada proporciona melhorias significativas para os times, independente de qual área sejam. Com ele, os profissionais podem ter uma visão mais estratégica dos projetos em andamento e tudo que precisa ser feito para alcançar as metas e objetivos da empresa.

Plataformas de gestão de projetos, como o Trello e Asana, por exemplo, são muito utilizadas com esses objetivos e é uma dica para equipes que buscam mais eficiência e organização na sua rotina.

Elas ajudam no gerenciamento, na automação de processos e na integração de todas as tarefas em um único espaço compartilhado. Otimizando bastante tempo e resultando em mais organização para a empresa.

6. Evite ser multitarefas

Ser uma pessoa que realiza diversas tarefas ao mesmo tempo pode prejudicar a eficiência e produtividade no trabalho. Esse hábito também contribui para o aumento de estresse diário.

Isso acontece, porque o cérebro se sobrecarrega ao exercer foco em mais de uma atividade. Com o passar do tempo, o impacto negativo vai ganhando mais força na sua rotina.

Para ter uma maior organização, eficiência, saúde e bem-estar no ambiente de trabalho, uma dica é trabalhar com foco em uma atividade por vez e incentivar o seu time a fazer o mesmo.

Por isso, evite fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo. Assim, se estiver em uma reunião, esteja presente na reunião e deixe as demais tarefas para depois – organizadas de acordo com a sua prioridade!

7. Use feedbacks construtivos

O feedback é importante para incentivar o desenvolvimento pessoal e, principalmente, profissional dos colaboradores. Dessa forma, proporcionando o alcance de melhores resultados com dicas de produtividade, melhorias para a área e outros aspectos relevantes.

8. Faça pausas no trabalho

Uma prática muito importante é fazer pausas no trabalho, tornando o dia mais produtivo. Os intervalos durante o expediente relaxam a mente, incentivando a criatividade, o foco, a concentração e melhorando o desempenho na execução das atividades.

Pausas programadas e previstas na agenda são uma boa dica para garantir os seus cumprimentos e não acabar trabalhando por longos períodos sem descansos e causando um possível desgaste mental com o passar dos dias.

9. Tenha momentos de descontração

Assim como as pausas no trabalho, ter momentos de descontração entre as equipes e as pessoas da empresa é algo muito importante e benéfico para a rotina. 

Conversas e momentos leves naqueles minutos durante o preparo de um café, coffee breaks em eventos e dinâmicas de grupo podem fazer toda a diferença no seu dia e no dos outros colaboradores.

Por isso, coloque em prática essas dicas de ouro e observe os resultados. Eles podem te surpreender na rotina de trabalho!

Os benefícios de ter um ambiente de trabalho organizado

Manter a boa organização no ambiente profissional traz muitos benefícios para a eficiência da empresa e produtividade dos colaboradores. Confira mais detalhes de todas essas vantagens.

Redução do nível de estresse

De acordo com estudo da International Stress Management Association (ISMA-BR), 72% dos brasileiros são afetados pelo estresse profissional e 32% sofrem de síndrome de burnout, ou seja, a exaustão mental e física ao nível extremo causada pelo excesso de trabalho.

Com tarefas bem definidas e organizadas, os colaboradores conseguem se programar para executá-las de forma mais tranquila. Proporcionando, assim, um nível de estresse reduzido, já que a rotina segue um padrão estabelecido antes.

Ausência de retrabalho

A organização no trabalho garante uma melhor visibilidade dos processos e andamento dos projetos da empresa. Isso auxilia no mapeamento de todas as etapas de execução, facilitando a identificação de possíveis problemas futuros e evitando retrabalhos. Muito bom, né?

Aumento da produtividade

Quando os colaboradores têm uma visão clara de todas as tarefas para executar, conseguem organizar de forma mais eficiente o seu dia de trabalho. Ganhando, assim, uma melhora significativa da produtividade para entregar seus deveres.

Além disso, um ambiente claramente organizado transmite bons estímulos de satisfação e motivação, promovendo a busca pelo melhor desempenho e impactando positivamente na produtividade dos times.

Conquista de melhores resultados

Desse modo, quando falamos de aumento de produtividade, eficiência e organização no trabalho, por consequência, conseguimos alcançar melhores resultados na operação e gestão da empresa como um todo. 

Então, para potencializar esses resultados, podemos utilizar plataformas, ferramentas e disponibilizar mais benefícios que ajudam na motivação dos profissionais.

O papel do RH na Organização do Trabalho

O RH desempenha um papel importante na promoção de um bom desempenho dos colaboradores e de um clima organizacional positivo. Para isso, precisa investir em programas de incentivo, eventos de integração, políticas de reconhecimento e recompensa, e mais. Tudo isso colabora para o aumento da satisfação e do engajamento dos funcionários.

Dessa forma, com colaboradores engajados e felizes, temos uma maior preocupação com a organização no trabalho, o que também estimula a colaboração, a produtividade e a retenção de talentos.

Os benefícios corporativos, por exemplo, são grandes aliados para o aumento da satisfação, motivação, saúde e bem-estar dos seus colaboradores. Com eles, o RH entrega o sentimento de valorização e pertencimento às pessoas, contribuindo ainda mais para tudo que falamos neste artigo sobre organização.

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