Gestão de Mudanças: sua importância na administração de melhorias!

Quando foi a última vez que a sua empresa passou por uma grande mudança? A maioria das organizações passou por este momento durante a pandemia. E, acredite: a gestão de mudanças foi fundamental para que elas pudessem manter o ritmo.

Afinal, encarar transformações — principalmente aquelas sobre as quais não temos controle — é inevitável. Mas estar preparado para esta mudança pode ser o segredo para que os negócios não sejam afetados neste processo.

Quer aprender como se planejar para minimizar os impactos negativos em situações de transição? Então, continue a leitura! No blog de hoje, vamos falar sobre a gestão de mudanças organizacionais.

Índice:

• O que é Gestão de Mudanças e para que serve?
• A importância da Gestão de Mudanças
• Quais os benefícios dessa gestão?
• Os tipos de Gestão de Mudanças
• Entenda as etapas de uma Gestão de Mudanças
• Dicas para gerenciar uma equipe 100% remota

O que é Gestão de Mudanças e para que serve?

Podemos definir a Gestão de Mudanças como um processo feito para lidar com mudanças organizacionais e transições de qualquer natureza que podem afetar o andamento e crescimento do negócio.

Dessa forma, estrutura-se um plano de ação para que tudo ocorra bem, apoiando sempre em ferramentas e tecnologias que podem facilitar esses momentos.

A Gestão de Mudanças serve para que a mudança organizacional aconteça gradualmente, sem alarde e com cautela. Quando isso acontece, fica mais fácil obter bons resultados após a implementação das mudanças necessárias.

A importância da Gestão de Mudanças

É fato: o mundo muda a cada dia. E a nova realidade trazida pela Covid-19 acelerou e intensificou ainda mais este processo em todos os setores. 

Deste modo, o segredo para o sucesso em um cenário de mudanças inevitáveis é garantir o controle sobre a transição por meio de uma boa gestão de mudanças. 

Afinal, o planejamento permite não apenas se adaptar à nova realidade, mas garante grandes vantagens durante o processo. Como:

• Redução de riscos;
• Melhoria da comunicação interna;
• Melhora nos índices de produtividade;
• Aumento da lucratividade;
• Possibilidade de inovação;
• Construção de um ambiente de trabalho mais saudável.

Assim, todos estes fatores vão estabilizar a empresa e minimizar os impactos negativos. Isto além de se tornarem uma importante vantagem competitiva no mercado após este primeiro momento.

Quais os benefícios da Gestão de Mudanças?

Se uma mudança se faz necessária, significa que algo precisa ser melhorado, certo? Então a mudança em si já trará excelentes resultados. Porém, se o processo tiver o apoio de uma boa Gestão de Mudanças, é possível alcançar outros benefícios.

Dentre eles, podemos destacar a redução da resistência à mudanças e do impacto negativo que elas podem causar nos colaboradores. Além disso, pode melhorar o ritmo de trabalho, consequentemente aumentar a produtividade e potencializar o olhar estratégico para os objetivos da corporação.

Os tipos de Gestão de Mudanças

Não podemos dizer que a Gestão de Mudanças é um processo único e escrito em pedra. Ele é adaptável para diferentes situações e necessidades. A seguir separamos as mais comuns. Vale ressaltar que, a depender do momento da empresa, algumas delas podem acontecer em conjunto. Continue a leitura e confira!

Na estrutura da empresa

São mudanças no organograma da organização e na dinâmica de trabalho. Isso pode ser com a mudança de gestão e diretoria, como troca de presidente ou CEO. Também pode vir de uma terceirização de algum setor que antes operava internamente, ou até da fundição de dois ou mais setores um só. Qualquer mudança que envolva a hierarquia é considerada uma alteração de estrutura.

Na cultura da empresa

A mudança da cultura organizacional acompanha muito o posicionamento estratégico que a empresa deseja ter no mercado. Dessa forma, torna-se necessária a mudança de comportamento, de valores, habilidades e competências exigidas para que as pessoas se encaixem nesse novo fit cultural.

Nos processos dentro da empresa

Para trazer mais organização interna, algumas mudanças em processos se fazem bastante necessárias. Essas mudanças podem surgir para diversas finalidades, seja na maneira que as equipes se comunicam, até no relacionamento com fornecedores.

Nos produtos ou serviços oferecidos pela empresa

Com o crescimento acelerado do mercado, muitas empresas decidem mudar o seu produto ou serviço, seja adicionando melhorias ou realmente rompendo com o que estão acostumados a fazer e partindo para outros segmentos e propósitos.

No desempenho organizacional dentro das equipes

Quando há uma mudança na estratégia da empresa, é normal que certas habilidades passem a ser exigidas dos profissionais que ali atuam. Além disso, novas metas e objetivos são traçados, tendo uma alteração na dinâmica de trabalho e entrega.

Entenda as etapas de uma Gestão de Mudanças

Geralmente, a gestão de mudanças organizacionais acontece em seis etapas:

1. Percepção da necessidade de mudança

Toda mudança acontece por algum motivo. Portanto, o primeiro passo é entender quais são as necessidades atuais e porque mudar seria benéfico para a empresa.

A partir daí ficará mais fácil sustentar para os demais colaboradores porque essa decisão foi tomada e quais são os argumentos que a fundamentam.

2. Análise da situação atual

É humanamente impossível aplicar uma mudança completa de uma só vez. Portanto, é importante fazer um diagnóstico da situação atual da empresa e definir qual seria a melhor estratégia para iniciar esse processo.

Assim, a mudança pode começar como um teste em algumas equipes para, depois de se mostrar positiva, seguir para os demais setores.

3. Planejamento do processo

Após fazer essa análise e decidir por onde essa mudança vai se iniciar, chegou a hora de planejar o processo. Sendo assim, defina como será o fluxo de trabalho, quais são suas hipóteses, ou seja, o que você espera que aconteça após a implantação de um novo sistema de trabalho.

Ao longo do tempo, lembre-se de registrar as principais dúvidas e erros que aconteceram. Esses dados vão servir de insumo para melhorias no futuro.

4. Engajamento das equipes

Com o plano de ação montado e em execução, é importante incentivar a equipe a trazer dúvidas, vulnerabilidades, o que estão achando de tudo, ou seja, trazer um feedback dessa experiência.

Até porque os colaboradores são os principais responsáveis por fazer essa mudança acontecer no dia a dia, então ter a opinião deles é essencial.

5. Treinamentos

Lembre-se de treinar seus colaboradores para que o teste da mudança seja eficaz. Se for a inserção de uma nova ferramenta ou software, por exemplo, vale dedicar um tempo para treinamentos de funções e usos. Isso tornará o processo de mudança mais suave e demonstrará carinho e cuidado pelos profissionais.

Dicas para gerenciar uma equipe 100% remota

Uma das principais transformações que a pandemia proporcionou foi a flexibilidade dos formatos de trabalho. De modelos híbridos a equipes 100% remotas: este é um padrão que veio para ficar.

Dessa forma, planejar uma gestão de mudanças organizacionais para se adaptar a este cenário já não é mais uma opção. Ela se tornou uma necessidade para garantir que as atividades sejam executadas com qualidade e eficiência, mesmo a distância.

Por isso, listamos a seguir 5 dicas que podem ajudar a sua empresa a gerenciar uma equipe remota. Confira!

1. Comunicação entre equipes

A comunicação é o fio que liga todos os processos — principalmente no modelo de trabalho remoto. No entanto, este pode ser um desafio. Já que a troca de mensagens diária por meio de ferramentas tende a ser menos dinâmica do que aconteceria presencialmente.

Dessa forma, vale dedicar uma atenção extra para detalhar mais as instruções e incentivar questionamentos. Assim, é possível garantir o entendimento do objetivo pretendido e também manter o dinamismo entre as equipes.

2. Cultura de feedback

Apesar de trazer inúmeras vantagens, o modelo de trabalho remoto também pode impor alguns desafios. Um deles é a dificuldade em apresentar críticas ou feedbacks. Isto porque esta situação pode se tornar ainda mais delicada sem o amparo do convívio diário.

Por isso, o ideal é que esta cultura seja trabalhada desde o início da gestão de mudanças por meio de reuniões periódicas. Assim, ela se tornará um hábito natural entre os colaboradores, o que facilita o uso dessas informações para otimizar processos e garantir melhores resultados.

3. Treinamentos

Outro ponto essencial para o sucesso do home office é garantir a gestão de tempo para capacitar os profissionais para este formato ainda no início do processo de transição.

Isto será fundamental para assegurar que os colaboradores consigam utilizar todas as ferramentas necessárias para desempenhar o trabalho à distância. Além de ser uma oportunidade para alinhar metas e responsabilidades projetadas para este formato. 

4. Socialização remota

Apesar da equipe estar distante no modelo remoto, é importante que exista uma relação amigável entre os profissionais. Tanto para manter o ambiente de trabalho mais saudável, quanto para construir o sentimento de pertencimento e engajamento do time.

Para isso, uma boa alternativa é preparar happy hours virtuais entre os setores. Embora possa parecer estranho socializar por meio de telas, esta pode ser uma ótima oportunidade para estreitar vínculos entre os colaboradores.

5. Tecnologia

Por fim, investir em tecnologias que possam facilitar a dinâmica de grupo on-line é indispensável para gerenciar equipes remotas com praticidade, rapidez e, acima de tudo, eficiência.

Afinal, com as ferramentas certas é possível fazer chamadas de áudio e vídeo individuais e coletivas com qualidade. Além de facilitar a elaboração de documentos compartilhados e o registro de todo o trabalho realizado.