O futuro do Departamento Pessoal

Por Kleber Piedade, CEO da Bondy, plataforma de automação de processos do RH

O Departamento Pessoal é uma das áreas precursoras do que conhecemos como RH atualmente. Ele surgiu no século XX, após a Revolução Industrial, quando as empresas perceberam que precisavam gerenciar melhor a força de trabalho e passar a ser responsáveis por questões como salário, ponto e relações trabalhistas.

Historicamente, o Departamento Pessoal é conhecido por seus processos repetitivos e, em muitos casos, baseados em papel. Isso gera retrabalho e grande probabilidade de erros. Tarefas como o processamento da folha de pagamento, gestão de ponto, admissões e demissões são marcadas por uma alta carga administrativa e um nível elevado de burocracia. De acordo com um estudo da Deloitte, cerca de 40% do tempo dos profissionais de DP é gasto em atividades administrativas repetitivas e de baixo valor agregado.

Essa realidade não só consome tempo e recursos financeiros, mas também limita a capacidade do DP de contribuir estrategicamente para o negócio. Enquanto outras áreas já embarcaram na revolução digital, muitas empresas ainda estão atrasadas na digitalização do Departamento Pessoal.

O DP normalmente é visto como uma área de custo, quase como um “mal necessário”, para que a empresa possa cumprir a legislação e gerenciar sua força de trabalho. 

A boa notícia é que não precisa ser assim, e várias organizações já estão transformando o DP em uma área estratégica e de alto valor agregado para a empresa e para os colaboradores.

Conheça as 3 principais tecnologias que estão transformando o DP

Nos últimos anos, surgiram várias soluções que ajudam a digitalizar os principais processos do Departamento Pessoal. Porém, na maioria dos casos, os sistemas ainda demandam conferência, inserção de dados e tratamento de informação, o que acaba gerando mais trabalho para os profissionais da área. O segredo para conseguir liberar tempo do DP está na Automação de Processos.

Um relatório da McKinsey estima que até 56% das atividades tradicionais do DP podem ser automatizadas com a tecnologia atual, potencializando a eficiência e a precisão dos processos.

O cenário perfeito para a automação é quando um processo, que é realizado com frequência e por um número de pessoas significativo, está baseado em regras e com o fluxo bem desenhado.

Automatizar um processo é garantir que ele vai ser realizado sem necessidade de supervisão humana, seguindo as regras estabelecidas e trazendo os resultados esperados. Agora, reflita sobre quais processos no seu DP podem ser automatizados e comece já.

A segunda tecnologia que está transformando o DP são os chatbots. Segundo uma pesquisa de Gartner, 75% das solicitações de RH podem ser feitas através de chatbots. Eles funcionam como um “concierge” do colaborador, respondendo dúvidas e processando solicitações, como envio de atestados, abertura de chamados e envio de documentos. A ideia é que eles estejam disponíveis nos canais de mais fácil acesso para o colaborador, como Whatsapp, Slack, Teams e pela intranet. Outro benefício do chatbot é que ele dá mais autonomia para o colaborador e cria uma melhor experiência. Segundo uma pesquisa da Oracle, 80% dos RHs acreditam que um chatbot pode melhorar a experiência do colaborador.

Para finalizar, a terceira tecnologia que está transformando o DP é a inteligência artificial. Normalmente, ela está presente nos chatbots e até em algumas automações de processos, mas a chegada da IA Generativa vem para acelerar a transformação e criar experiências cada vez mais fluidas e intuitivas.

Imagine adicionar centenas de páginas de políticas da sua empresa, sobre diversos temas, e contar com a IA para interpretar todo o conteúdo e responder dúvidas dos colaboradores. Este tipo de tecnologia já está disponível e você pode implementar no seu RH para gerar uma grande economia de tempo para a sua área e para os seus colaboradores.

Quem já implementou, aprova!

As 3 tecnologias citadas acima já estão disponíveis e gerando impactos significativos em várias empresas.

Na Minerva Foods, dos 13.000 colaboradores, somente 4.000 têm e-mail e acesso a sistemas institucionais. Todos os demais têm contato com a Íris, chatbot com IA disponível no Whatsapp, que entrega mais de 6.000 segundas vias de holerite por mês, além de responder dúvidas e documentos. A economia com estes processos ultrapassa 40.000 horas por ano.

Já no Hortifruti, mais de 26.000 atestados foram enviados via chatbot no último ano, gerando uma economia de mais de 6.000 horas.

No iFood, todos os colaboradores têm acesso à Alli pelo Slack. Ela realiza centenas de processos e se tornou uma interface indispensável para a realização de diversas tarefas e recebimento de mensagens.

Setor cada vez mais ágil e estratégico

O futuro do Departamento Pessoal depende da tecnologia e da automação de processos. Através de soluções como chatbots, automação e IA, é possível transformar uma área historicamente burocrática em um setor ágil e estratégico. As empresas que abraçarem essa transformação não só otimizarão seus processos, mas também estarão mais bem posicionadas para atrair, desenvolver e reter talentos em um mercado cada vez mais competitivo.

Em um momento em que o RH está sendo pressionado por eficiência e por fazer mais com menos, este tipo de iniciativa deve ser priorizado. Com estas soluções, você consegue provar o ROI e a economia gerada, além de criar uma solução escalável e intuitiva para os seus colaboradores. A era da digitalização do DP chegou e aqueles que se adaptarem colherão os frutos de um futuro mais eficiente e centrado nas pessoas.

Kleber Piedade é CEO da Bondy, HRTech que automatiza processos de RH e melhora a experiência do colaborador. Kleber tem 12 anos de experiência como empreendedor em RH, sendo fundador da Matchbox, Seja Trainee e E-moving.