Gerenciamento de despesas corporativas: como otimizar e reduzir custos?

Com o aumento da competitividade no mercado empresarial, o gerenciamento de despesas corporativas tornou-se fundamental para o sucesso de qualquer organização. 

Neste material, você entende melhor sobre a importância de gerenciar despesas corporativas, além de receber dicas de como fazer essa gestão de forma eficiente e que traga resultados reais. 

Leia também: Ferramentas de gestão: saiba quais são e as vantagens de cada uma para a sua empresa!

Descubra quais são as suas possibilidades na gestão de despesas corporativas e saiba como ter um maior controle delas, aprimorando a rentabilidade do seu negócio. 

Índice:

• Por que o gerenciamento de despesas corporativas é importante?
  • Identificação e classificação de despesas corporativas
• Estratégias para otimizar e reduzir custos através do gerenciamento de despesas corporativas
  • Estabeleça políticas de despesas claras
  • Implante um sistema de gerenciamento de despesas
  • Treine e conscientize os colaboradores
  • Renegocie contratos e parcerias
  • Monitore e analise despesas regularmente
  • Estabeleça metas e indicadores de desempenho
  • Implemente práticas sustentáveis
  • Busque inovação e eficiência operacional
  • Promova a colaboração entre departamentos
• Como implementar uma estratégia de gerenciamento de despesas corporativas e redução de custos? 
  • Ferramentas e tecnologias para a gestão de despesas
    • Como escolher a melhor solução para a sua empresa
• Economize sem deixar de oferecer benefícios a seus colaboradores

Por que o gerenciamento de despesas corporativas é importante?

Assim como a empresa precisa ter um bom planejamento geral, considerando suas subáreas e departamentos, ela também deve estar estruturada em pilares essenciais para o seu desenvolvimento e expansão. 

Para isso, é necessário que todos os passos a serem dados sejam previamente analisados, antecipando possíveis erros (já com as suas soluções desenhadas), além de considerar as mudanças de mercado e tendências organizacionais. 

E para fazer essa análise de forma assertiva, a empresa precisa estabelecer um plano de ação que envolva gestão de pessoas, gestão corporativa e gestão financeira. Não que uma seja desvinculada da outra, mas é importante determinar a qual propósito cada uma está. 

No caso de despesas e custos de uma empresa, é a gestão financeira a responsável por  identificar áreas com potencial para redução de custos e áreas com potencial para aumentar a lucratividade. 

Além disso, um bom gerenciamento ajuda a manter a conformidade com as políticas internas, regulamentações fiscais e outras obrigações legais.

Identificação e classificação de despesas corporativas

Para otimizar o gerenciamento de despesas corporativas, é fundamental identificar e classificar corretamente cada tipo de despesa. Algumas categorias comuns incluem:

1. Despesas fixas: são aquelas que ocorrem regularmente, independentemente do volume de negócios, como aluguel, salários e serviços públicos.
2. Despesas variáveis: estão diretamente relacionadas ao volume de negócios, como matéria-prima e comissões de vendas.
3. Despesas operacionais: estão ligadas às atividades diárias da empresa, como transporte, viagens, capacitação e manutenção.
4. Despesas não operacionais: não estão diretamente relacionadas às atividades diárias da empresa, como juros, depreciação e impostos.

Estratégias para otimizar e reduzir custos através do gerenciamento de despesas corporativas

De acordo com pesquisa da EIU (Economist Intelligence Unit), 93% dos executivos afirmam que desenvolver um sistema que possa agilizar a organização dos gastos empresariais é a única maneira de lidar com as incertezas orçamentárias.

Já uma pesquisa da Reuters listou quais são as 5 prioridades para as empresas no momento. Questões legais ficaram levemente acima de temas que envolvem dinheiro, como custos e receitas.

• Compliance (mecanismos para seguir leis e normas) – prioridade para 22%; 
• Evitar riscos e litígio – 21%; 
• Reduzir gastos e aumentar receita – 19%; 
• Melhorar a assessoria jurídica comercial – 18%; 
• Eficiência de produção – 12%.

Ou seja, com as mudanças no cenário econômico mundial, além das mudanças nos formatos de trabalho e suas consequências no desenvolvimento das organizações, alguns fatores assumiram o topo da lista de prioridades das empresas. 

E para que haja um gerenciamento assertivo dessas prioridades, sem deixar o gerenciamento de gastos de lado, algumas estratégias podem ser adotadas como aliadas de empresários e gestores. 

Conheça as principais: 

Estabeleça políticas de despesas claras

Desenvolver e comunicar políticas de despesas claras e específicas é fundamental para garantir a conformidade e evitar abusos. Certifique-se de que todos os colaboradores compreendam as políticas e estejam cientes das consequências de violações.

Implante um sistema de gerenciamento de despesas

Um sistema de gerenciamento de despesas automatizado pode ajudar a controlar, aprovar e auditar despesas de forma mais eficiente. Além disso, sistemas modernos podem oferecer análises e relatórios detalhados, facilitando a identificação de padrões e oportunidades de economia.

Treine e conscientize os colaboradores

Eduque seus colaboradores sobre a importância do controle de despesas e a responsabilidade de cada um na redução de custos. Incentive a adoção de práticas sustentáveis e promova a comunicação aberta sobre questões relacionadas a despesas.

Renegocie contratos e parcerias

Avalie regularmente os contratos e parcerias existentes em busca de oportunidades de negociação. A concorrência no mercado pode proporcionar melhores condições e preços, resultando em economia significativa.

Monitore e analise despesas regularmente

Realize análises periódicas das despesas corporativas para identificar tendências e padrões. Acompanhar os gastos em tempo real facilita a identificação de problemas, a implementação de ajustes e a tomada de decisões informadas.

Estabeleça metas e indicadores de desempenho

Definir metas claras e mensuráveis para a redução de despesas e estabelecer indicadores-chave de desempenho (KPIs) ajudará a monitorar o progresso e a manter a equipe focada nos objetivos. Esses indicadores também permitem comparar o desempenho da empresa com o de concorrentes e identificar áreas que exigem atenção.

Implemente práticas sustentáveis

Adotar práticas sustentáveis, como redução do consumo de energia, reciclagem e teletrabalho, pode resultar em economia significativa. Além disso, a sustentabilidade é uma preocupação crescente para clientes e investidores, o que pode impactar positivamente a reputação da empresa.

Busque inovação e eficiência operacional

Incentive a inovação e a busca constante por eficiência em todas as áreas da empresa. A adoção de novas tecnologias e processos pode melhorar a produtividade, reduzir erros e eliminar desperdícios.

Promova a colaboração entre departamentos

Estimule a colaboração entre diferentes departamentos para identificar oportunidades de redução de custos e compartilhar as melhores práticas. Um ambiente de trabalho colaborativo pode aumentar a eficiência e melhorar a comunicação interna.

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Como implementar uma estratégia de gerenciamento de despesas corporativas e redução de custos? 

Agora que você já sabe quais são as principais estratégias do gerenciamento de gastos organizacionais, separamos algumas dicas do que você pode utilizar para implementar as soluções que mais se adequem à sua realidade. 

Vale destacar que o importante é você mapear o que pode funcionar melhor em seu negócio e, assim, aplicar as dicas de acordo com suas metas e necessidades. 

Ferramentas e tecnologias para a gestão de despesas

De acordo com o estudo “Global AI Adoption Index 2022”, elaborado pela IBM, 41% das empresas brasileiras implementaram efetivamente a inteligência artificial, e o principal motivo dessa escolha para 39% delas foi a redução de custos e a automatização de processos.

Além de simplificar o processo de gerenciamento de despesas e contribuir para a redução de custos, o uso de tecnologias como aliadas também oferece soluções importantes, como:

• Software de gestão de despesas

Softwares de gestão de despesas permitem o acompanhamento e a análise de despesas em tempo real, bem como a automatização de processos como aprovação, reembolso e relatórios. 

Esses sistemas podem ser personalizados de acordo com as necessidades da empresa e integrados a outros softwares corporativos, como sistemas de contabilidade e recursos humanos.

• Aplicativos móveis

Aplicativos móveis oferecem a possibilidade de gerenciar despesas de forma prática e rápida, permitindo que os colaboradores registrem e aprovem gastos diretamente de seus smartphones ou tablets. 

Além disso, muitos aplicativos possuem funcionalidades como digitalização de recibos e integração com sistemas de gerenciamento de despesas.

• Plataformas de análise de dados

Plataformas de análise de dados, como o Power BI e o Tableau, podem ser utilizadas para criar dashboards e relatórios personalizados sobre despesas corporativas. 

Essas ferramentas permitem visualizar e analisar informações de forma clara e interativa, facilitando a identificação de tendências e oportunidades de redução de custos.

Como escolher a melhor solução para a sua empresa

Ao selecionar uma ferramenta ou tecnologia para a gestão de despesas, é importante considerar os seguintes aspectos:

Necessidades e objetivos: Identifique as principais necessidades e objetivos da sua empresa em relação à gestão de despesas. Considere fatores como o tamanho da organização, a quantidade de colaboradores e a complexidade das políticas de despesas.

Funcionalidades: Verifique se a solução oferece funcionalidades que atendam às suas necessidades específicas, como integrações com outros sistemas, suporte a múltiplas moedas e idiomas, e recursos de análise e relatórios.

Facilidade de uso: Escolha uma solução que seja intuitiva e fácil de usar, tanto para os colaboradores quanto para os gestores. Isso facilitará a adoção da ferramenta e contribuirá para a eficiência do processo de gerenciamento de despesas.

Custo-benefício: Avalie o custo da solução em relação aos benefícios proporcionados, como a redução de custos e a otimização de processos. Considere também os custos indiretos, como treinamento, suporte e manutenção.

Suporte e atualizações: Certifique-se de que a solução escolhida ofereça suporte adequado e atualizações regulares, garantindo que a ferramenta esteja sempre atualizada e em conformidade com as melhores práticas e regulamentações.

Ao adotar as estratégias e tecnologias adequadas para a gestão de despesas corporativas, sua empresa estará mais preparada para enfrentar os desafios do mercado e alcançar um crescimento sustentável e rentável.

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