Ferramentas de Gestão: conheça as vantagens de cada uma para a sua empresa!

Você sabe como as ferramentas de gestão podem te auxiliar no dia a dia de trabalho e na gestão de pessoas e projetos? Com tantas opções no mercado, decidir qual é a melhor delas para as suas necessidades pode ser um grande desafio.

Porém, um fato é: gerir uma empresa sem o apoio dessas ferramentas é praticamente impossível. Para te ajudar nessa missão, continue a leitura e saiba mais sobre o assunto.

Índice:

• O que são Ferramentas de Gestão?
• Para que servem as Ferramentas de Gestão?
• Ferramentas de Gestão X Softwares de Gestão: quais as diferenças?
• Os benefícios de se usar essas ferramentas
• Conheça as melhores Ferramentas de Gestão!

O que são Ferramentas de Gestão?

As ferramentas de gestão são grandes aliadas do pensamento estratégico e das tomadas de decisão. Isso porque são modelos, frameworks e técnicas que têm a função de acompanhar, analisar e mensurar o andamento de projetos e processos, e o desenvolvimento de pessoas.

Dessa forma, as ferramentas de gestão podem tanto ser transformadas em um software quanto serem apenas uma metodologia de trabalho aplicada manualmente para a execução de determinadas tarefas.

Para que servem as Ferramentas de Gestão?

Podemos destacar as ferramentas de gestão como maneiras de organizar processos e pessoas, ajudar no gerenciamento de tarefas e entregas, medir os resultados alcançados e a evolução ao longo do tempo, facilitar a comunicação entre os colaboradores.

Além disso, elas são um mecanismo para prever possíveis cenários futuros, tanto positivos quanto negativos, e, a partir disso, desenvolver ações que irão colaborar para a sua melhoria e correção de erros.

Ferramentas de Gestão X Softwares de Gestão: quais as diferenças?

Como falamos, existem algumas ferramentas de gestão que podem ser utilizadas em formato de softwares de gestão. Porém, não são todas as ferramentas que se configuram nesse formato.

Existem ferramentas de gestão que consistem apenas em uma metodologia aplicada a projetos, que podem ser utilizadas de forma manual, como em uma anotação no caderno.

Com o avanço da tecnologia, muitas empresas apostam em ferramentas de gestão automatizadas para otimizar a rotina de trabalho. Mesmo assim, não são todas que se encaixam nessa versão.

Os benefícios de se usar essas ferramentas

As ferramentas de gestão são muito vantajosas para empresas, como você já pôde ver ao longo do texto. Mas ainda podemos destacar outros benefícios, confira!

Melhora a organização interna

As metodologias aplicadas à gestão de projetos e pessoas são naturalmente organizadoras, por assim dizer. Isso porque sua principal função é ajudar a melhorar a visibilidade das ações e estratégias a serem implementadas. Assim, toda a equipe envolvida consegue acessar os dados com facilidade, além de organizar as tarefas e os próximos passos.

Gera um aumento da produtividade

Com processos bem definidos, os colaboradores possuem uma dimensão maior do que precisam trabalhar e quais são os resultados desejados. Essa visibilidade é uma grande promotora da produtividade e evita ociosidade ou sobrecarga de atividades.

Viabiliza estratégias e controle de produção

Podemos dizer que as ferramentas de gestão servem para “aparar as arestas” de um projeto a ser desenvolvido. Dessa forma, elas tornam as ideias mais palpáveis e ajudam a construir um plano de ação mais concreto e controlado.

Maior visibilidade dos resultados

Como falamos, as ferramentas de gestão ajudam no registro de detalhes de projetos e processos que estão sendo executados. Dessa forma, os resultados também podem ser melhor controlados e medidos, já que o acompanhamento está sendo realizado de ponta a ponta.

Auxilia no alcance dos objetivos

Com a previsão de possíveis erros ou riscos, o time já sabe previamente como atuar para mudar o caminho das coisas. Além disso, o acompanhamento constante permite alterações no meio do processo para melhorias, a fim de atingir os objetivos propostos inicialmente.

Conheça as melhores Ferramentas de Gestão!

Depois de saber mais como funcionam as ferramentas de gestão e seus benefícios, conheça quais são as mais utilizadas pelos profissionais e suas principais particularidades.

Análise SWOT

Também chamada de Matriz SWOT, a sigla possui o seguinte significado:

• Strengths (forças);
• Weaknesses (fraquezas);
• Opportunities (oportunidades);
• Threats (ameaças).

Essa análise pode ser utilizada em diversos contextos, como para identificar melhorias em uma empresa, em um produto ou serviço, em um projeto, em uma equipe, e mais. Dessa forma, podemos dizer que a matriz SWOT ajuda a identificar aspectos internos (como forças e fraquezas) e externos (como oportunidades e ameaças). Através dela é possível ter uma percepção mais ampla do que está sendo analisado.

Ciclo PDCA

Assim como a ferramenta anterior, o PDCA também é uma sigla cujo significado é:

• Plan (planejar);
• Do (fazer);
• Check (avaliar);
• Act (agir).

O PDCA é chamado de ciclo por conter 4 etapas que, ao serem finalizadas, retomam ao início para ter evolução constante, seja em um processo, produto, desenvolvimento pessoal e mais.

Portanto, é um caminho para qualificar os processos, organizar e corrigir erros e lacunas identificadas. Em construção de PDIs, por exemplo, essa metodologia é muito utilizada!

Mapa Mental

Pode ser chamado também de “mapa da mente” e consiste na criação de resumos e fichamentos sobre uma determinada pauta ou assunto. Para sua construção, diversos recursos são utilizados, como imagens, símbolos, cores, desenhos, setas, destaques, entre outros.

Seu propósito é ajudar na absorção e assimilação de informações e conhecimentos, além de organizar os pensamentos de uma maneira intuitiva e fácil de entender. Para construir uma marca do zero ou um novo produto, os mapas mentais são excelentes ferramentas de apoio, pois auxiliam no encadeamento de ideias.

Matriz BCG

A Matriz BCG surgiu da empresa Boston Consulting Group, em 1970. Como o próprio nome diz, a matriz é um quadrante 2×2, representado por símbolos, sendo:

• Estrelas: produtos de destaque, que possuem boa performance de vendas e alta taxa de crescimento;
• Pontos de interrogação: produtos que são recentes no mercado e ainda possuem um cenário incerto de crescimento, mesmo tendo potencial. Não geram lucro, mas ainda não geram prejuízo, sendo ainda um grande mistério para a empresa;
• Vacas-leiteiras: são os produtos bem estabelecidos e estáveis, que não crescem, porém continuam entregando lucro e boa participação;
• Abacaxis: são os produtos problemáticos, com baixa performance de vendas, que não emplacam no mercado, sendo a melhor decisão retirá-los ou melhorá-los.

Diante disso, a Matriz BCG é ótima para corporações que possuem uma gama variada de produtos e serviços e precisa de um acompanhamento de evolução e performance de cada um deles.

Matriz GUT

GUT também é uma sigla para:

• Gravidade: é a etapa de análise dos impactos e consequências que um problema tem na vida dos colaboradores, da empresa, nos processos e nos resultados;
• Urgência: indica qual é o prazo existente para a resolução do problema e qual é a sua urgência;
• Tendência: estuda a probabilidade do problema crescer com o passar do tempo, tentando prever possíveis contratempos.

A Matriz GUT é perfeita para ajudar a definir prioridades em uma empresa, de uma maneira simples, fácil e intuitiva.

People Analytics

É uma ferramenta totalmente voltada para a gestão de pessoas e gerenciamento de recursos humanos. Através dela é possível cruzar dados dos colaboradores para entender o nível de satisfação, a qualidade das entregas, o engajamento, entre outras métricas.

Por fim, após a coleta e análise dos dados, os gestores de RH e liderança são capazes de tomar decisões mais assertivas dentro dos times e em prol do futuro da organização.

PM Canvas

Chamada também de Business Model Canvas, essa ferramenta é amplamente utilizada por empresas iniciantes, pois sua metodologia de cards ajuda na organização e elaboração de teste de modelo de negócios.

Dessa forma, o PM Canvas possui 9 elementos em uma tabela que precisa ser preenchida, sendo:

• Fontes de Receita: identificar os meios para captação de recursos;
• Relacionamento com Clientes: definir como isso irá acontecer;
• Segmentos de clientes: qual é o público-alvo e suas necessidades;
• Recursos-chave: qual o valor a empresa tem para o cliente;
• Proposições-chave: o que torna a empresa competitiva no mercado;
• Atividades-chave: quais são as atividades executadas a partir das propostas de valor;
• Canais: meios de contato e canais de prospecção de clientes;
• Estrutura de custos: ter uma organização financeira, detalhando os gastos da empresa;
• Parcerias: definir quais empresas ou pessoas são interessantes para propor parcerias.

Esses 9 elementos são essenciais para a construção de uma nova marca, sendo uma maneira também de ter uma visão macro no negócio, até quando ele já está bem estabelecido no mercado.

Six Sigma

Existem duas tecnologias que compõem o Six Sigma: a DMAIC e a DMADV. Seu principal objetivo é analisar o desempenho de uma empresa, avaliando seus processos e produtos. Assim, as duas siglas se diferenciam da seguinte forma:

DMAIC (para melhorar processos):

• Definir: etapa para definir quais serviços, produtos ou processos serão aprimorados;
• Mensurar: avaliar os projetos em seu desempenho, performance, desperdícios e mais;
• Analisar: momento para propor um plano de ação;
• Incrementar: hora de aplicar o plano de ação definido na etapa anterior;
• Controlar: monitorar os resultados.

DMADV (para dar vida a novos produtos, serviços ou projetos):

• Definir: momento de definição de objetivos e coleta de opinião de clientes;
• Mensurar: estruturar hipóteses de sucesso dos objetivos, utilizando indicadores de qualidade e análise de risco;
• Analisar: a partir dos dados coletados na etapa anterior, definir estratégias que serão positivas para o projeto;
• Desenhar: momento de detalhar o projeto para testar a sua viabilidade, designando tarefas a partir do plano de ação definido;
• Verificar: por fim, lançar o produto e acompanhar sua evolução e percepção no mercado.

KPI

KPI é a sigla para Key Performance Indicator, traduzida para Indicador-chave de performance, utilizada para definir objetivos de performance, seja de um produto ou serviço, ou desenvolvimento profissional.

A ideia do KPI é alinhar os objetivos da organização com as ações trabalhadas no dia a dia. Portanto, sua definição e acompanhamento são importantes para entender se as melhorias estão sendo positivas para o negócio, avaliando os resultados que elas estão gerando.

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A sigla é inspirada em 7 perguntas, em inglês, que indicam ações importantes para qualquer planejamento, sendo elas:

• What (O quê)?: para entender o objetivo do projeto e o que deve ser executado;
• Why  (Por quê)?: para entender qual a sua necessidade para o usuário final;
• Where (Onde)?: onde ocorrerá a aplicação do projeto e onde o plano de ação será executado;
• When (Quando)?: tempo total para execução do projeto ou períodos para execução de cada etapa;
• Who (Quem)?: quem são os responsáveis;
• How (Como)?: passo a passo de como cada etapa será executada;
• How Much (Quanto)?: qual o custo para a execução de cada ação, para entender a viabilidade financeira.

Essa ferramenta ajuda a dar clareza na organização das tarefas, para que tudo seja executado corretamente e no tempo certo.

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