Offboarding da Vallourec une automação e humanização

O desligamento de um funcionário é desgastante para todos – sobretudo, para quem é demitido. Para reduzir o tempo e o mal-estar do offboarding, a Vallourec, fabricante de soluções tubulares com oito unidades e cerca de 8.000 empregados no Brasil, apostou na tecnologia.

Antes, ao dar a notícia da rescisão de contrato a alguém, a área de recursos humanos entregava também um roteiro de ação para deixar a empresa e acessar direitos. 

Era preciso percorrer diferentes setores para devolver equipamentos de tecnologia da informação (TI), verificar a manutenção do plano de saúde, checar se havia saldo na cooperativa de crédito da empresa e fazer o exame demissional, por exemplo. 

“Às vezes, o empregado recebia o comunicado logo cedo e só terminava de cumprir o check-list no horário de almoço. Nas áreas envolvidas, como a TI, os funcionários que aguardavam pela pessoa desligada ficavam, muitas vezes, ociosos, esperando”, lembra Aline Moraes Russe, analista de people analytics da Vallourec. “Era desconfortável para todos.”

Para simplificar o roteiro do offboarding, surgiu a ideia do Flow de Demissão, um fluxo automatizado de desligamento. 

Índice:

• O caminho 
• Resultados

O caminho 

O projeto começou a ser desenhado no segundo semestre de 2022. Por alguns meses, o RH se reunia toda semana com a equipe de TI para pensar formas de automatizar o processo demissional. Outras áreas envolvidas também foram acionadas, para que a solução projetada se adaptasse às necessidades dos usuários, e não o contrário. 

A Vallourec já utilizava, então, a plataforma OutSystem, que permite integrar visualmente recursos e sistemas variados. Com ajuda da área de TI, o RH desenvolveu uma aplicação para conectar outros sistemas adotados no processo, com uma interface responsiva. 

“Criamos ferramentas auxiliares, atreladas à principal, para agilizar o uso e o fluxo”, conta Aline. “Temos profissionais de medicina do trabalho em diversas plantas pelo país. Naquelas onde não temos, esse serviço é prestado por clínicas externas. Buscamos, então, adaptar a solução para que essas clínicas também pudessem acessá-la e utilizá-la.”

Uma das únicas etapas não automatizadas foi a comunicação do desligamento. Cabe ao gestor direto do trabalhador demitido informá-lo sobre a rescisão. “Essa parte humana é muito importante. É uma forma de mostrar para aquele empregado que a empresa valoriza todo o tempo que ele passou aqui. Ele se sente ouvido, apoiado”, diz Aline. 

Para garantir um tratamento humano nessa etapa, os gestores receberam um treinamento de comunicação assertiva, em que aprenderam a adotar uma postura empática e se colocar à disposição para esclarecer eventuais dúvidas, além de se encarregar de receber e entregar à TI os equipamentos que devem ser devolvidos. 

Esta foi uma forma de reduzir a via crucis do trabalhador pela empresa que o está desligando. Se um gestor precisar de ajuda na hora dessa conversa, o business partner de RH da sua área está de prontidão para auxiliá-lo.  

Da conversa com o gestor, o profissional segue para área de medicina do trabalho e, depois, se ele não foi para o trabalho de carro próprio, a empresa disponibiliza transporte para casa. Em seguida, o RH envia ao empregado desligado as informações sobre a homologação e ele tem a opção de fazer essa etapa presencial ou online.

Resultados

O Flow de Demissão passou quatro meses em teste, de janeiro a abril de 2023, até ser lançado oficialmente. A partir daí, todas as etapas do processo de desligamento se tornaram digitais e de fácil navegação. 

O sistema conta inclusive com a documentação relacionada, em um armazenamento seguro, que reduz o risco de vazamento e a necessidade do arquivo físico. 

“Além da economia de tempo e recursos financeiros, o ganho principal é saber que os trabalhadores, apesar de estarem sendo desligados, são valorizados da entrada até a saída. Esse é o nosso compromisso de respeito e empatia com todos”, conclui Aline.

*Conteúdo publicado originalmente na Think Work Lab em 23 de janeiro de 2024 com o título “Offboarding da Vallourec une automação e humanização”. Atualizado em 05 de dezembro de 2024 para o Acrescenta, de iFood Benefícios.