Guia prático para conduzir reuniões one on one eficientes e significativas

Um dos principais desafios dos gestores de equipes é manter constante diálogo e comunicação com seus liderados. Por vezes, a rotina e o excesso de demandas tomam conta da agenda, e, para driblar esse movimento, surgiram as reuniões one on one.

Esses encontros podem melhorar o relacionamento interpessoal das equipes, fortalecer a cultura colaborativa e contribuir bastante para a manutenção do clima organizacional, auxiliando na construção de um ambiente saudável para se trabalhar.

Confira neste artigo mais informações sobre as reuniões one-on-one, como elas funcionam, qual é seu objetivo e como aplicá-la no seu dia a dia de trabalho. Boa leitura!

Índice:

• O que é uma reunião one on one?
• Quais são seus objetivos?
• Qual a importância de uma reunião one on one?
• Qual a diferença entre one on one e feedback?
• Aprenda a como se planejar e fazer uma reunião 1:1
• Quais perguntas fazer em uma one on one?
• O que você deve evitar?
• Como a 1:1 ajuda na gestão de pessoas?
• Conclusão

O que é uma reunião one on one?

Também chamadas de 1:1 ou 1-on-1, as reuniões one on one são encontros feitos entre o líder e cada um de seus liderados para feedbacks, troca de ideias e acompanhamento do desenvolvimento de cada um.

Dessa forma, é essencial que esse encontro seja a dois e respeitando a privacidade da conversa. O one on one pode ser um momento para se abrir sobre questões pessoais e relativas ao trabalho e ao relacionamento com outras pessoas das equipes.

Para que essa reunião faça sentido, é necessário determinar uma periodicidade, como mensal, quinzenal ou semanal. Essa decisão vai depender do estilo da empresa e das necessidades dos colaboradores, devendo ser respeitada na agenda e cumprida com seriedade.

Quais são seus objetivos?

O principal objetivo da reunião one-o-one é estreitar e criar um bom relacionamento entre liderança e equipe, porém pensando na esfera individual. Portanto, é importante que esse momento seja bem aproveitado, tornando-se um canal de comunicação aberto e fluido.

Nele, o colaborador precisa se sentir à vontade para falar o que pensa, sem medo de críticas ou represálias. A conversa é um momento de colaboração e construção de relações de trabalho mais sólidas.

Qual a importância de uma reunião one on one?

O one on one é importante em diversos sentidos, principalmente para empresas que desejam prosperar. A começar por ser uma situação feita para realizar e receber feedbacks, sendo sempre uma troca bastante rica.

Além disso, o 1:1 também evita ruídos de comunicação, mal entendidos e falta de alinhamento de expectativas. Por fim, colabora ativamente para a melhora do desempenho geral e individual, aumentando o engajamento com as atividades da organização.

Qual a diferença entre one on one e feedback?

A reunião de 1:1 não é estritamente um momento de feedback. O feedback faz parte da dinâmica, mas não pode ser o único tópico abordado. Portanto, a principal diferença é essa: o one on one vai muito além de um feedback. 

Podemos dizer que o 1:1 é uma conversa aberta, saindo do lugar de entregar as impressões sobre o trabalho e partindo para uma construção de um futuro melhor, com desenvolvimento de habilidades e melhorias contínuas.

Aprenda a como se planejar e fazer uma reunião 1:1

Para obter bastante sucesso na sua 1:1 com um liderado, siga os passos a seguir e prepare-se bem para este encontro!

Planejamento

Planejar a reunião é essencial para que ela aconteça da melhor forma possível. Com isso, estabeleça um objetivo claro do encontro, como para fornecer feedbacks, para traçar o plano de carreira, para avaliação de desempenho, entre outros.

Além disso, escolha um local adequado para a realização da reunião, preferencialmente em um espaço tranquilo e sem interrupções, para os casos presenciais. No modelo remoto, eleja um dos aplicativos de videoconferência e abra uma sala virtual.

Lembre-se de agendar a reunião com antecedência e de enviar lembretes próximos à data. Por fim, defina os tópicos que serão abordados no 1:1 para que a conversa não se perca.

Realização

A forma como o one on one é conduzido influencia no resultado final. Para que seja uma conversa leve e promissora, crie um ambiente confortável para que todos fiquem à vontade. Em seguida, discuta os pontos da agenda e vá, naturalmente, passando por cada tópico com feedbacks e bastante escuta ativa.

Aproveite o momento para perguntar impressões do colaborador sobre a empresa, sobre os produtos e sobre os demais colegas de trabalho. Separe o tempo para essas perguntas e crie uma troca relevante.

Outro ponto importante é a definição de metas e do plano de ação de cada colaborador, para que ele saia da reunião com tarefas para cumprir. Certifique-se também de que o funcionário possui todo o suporte necessário para conseguir avançar com seus propósitos.

Acompanhamento

Após a reunião, é essencial que os participantes tenham um repositório do que foi combinado, para acompanhar suas tarefas. O líder deve se preocupar com a regularidade dos encontros, a fim de acompanhar a evolução de cada colaborador. Além disso, ambos podem aproveitar os demais encontros para realizar rodadas de feedback em relação às últimas entregas.

Quais perguntas fazer em uma one on one?

Para conseguir cumprir com as expectativas do one on one, é importante ter em mente as perguntas ideais para esse contexto. A seguir sugerimos perguntas para cada objetivo, confira!

Progresso e desafios atuais

Pergunte coisas como:

• Como estão as coisas desde a nossa última conversa?
• Você enfrentou desafios recentemente? Se sim, quais?
• Há algo atrapalhando o seu desenvolvimento e progresso atualmente?

Desenvolvimento profissional

Sobre o desenvolvimento profissional, pergunte:

• Quais são seus sentimentos sobre o seu desenvolvimento profissional até o momento?
• Em quais áreas você sente mais dificuldade? E em quais sente facilidade?
• Existe alguma área em que você gostaria de se desenvolver ou melhorar suas habilidades?

Satisfação no trabalho

Para entender o nível de satisfação no trabalho, pergunte:

• O que você mais gosta no seu trabalho atual?
• O que você menos gosta no seu trabalho atual?
• O que você mudaria no seu ambiente de trabalho e por que?
• Qual melhoria você gostaria de encontrar no seu trabalho?

Metas e aspirações futuras

Sobre o futuro, aposte em perguntas como:

• Quais você considera seus objetivos de curto e longo prazo na empresa?
• Como você se vê daqui a alguns anos na empresa? Quais são suas expectativas diante da sua evolução de carreira?
• Você tem dúvidas sobre o plano de carreira da empresa?

Feedback

Solicitar feedbacks também é importante para a manutenção de um bom relacionamento. Portanto, pergunte:

• Existe algo que eu possa fazer para te apoiar e melhorar o seu sucesso?
• Como você avalia a sua liderança e todo o suporte até o momento?

Cultura e o ambiente de trabalho

Por fim, pergunte sobre a cultura e o ambiente de trabalho:

• Se você tivesse que descrever a cultura da empresa, como faria?
• Como você descreve a sua relação com os colegas de trabalho? E com a gestão?
• O que você acha que poderia melhorar no ambiente de trabalho?

O que você deve evitar?

Existem algumas boas práticas para tornar o one on one mais efetivo. A primeira delas é evitar demorar muito entre um encontro e outro. O ideal é que esse tempo não ultrapasse a marca de um mês, para que o lapso temporal não impacte no plano de ação desenvolvido com o colaborador.

Além disso, não fale sobre projetos nessa reunião. Existem muitas reuniões voltadas para a discussão das atividades e próximos passos das entregas. No one on one, esse tema deve vir de forma sutil, apenas como forma de contextualização, por exemplo.

Como a 1:1 ajuda na gestão de pessoas?

A 1:1 é uma poderosa ferramenta de gestão de pessoas e para obter informações sobre os sentimentos dos colaboradores em relação à empresa. Isso porque ela permite a construção de um plano de desenvolvimento, criando metas e métricas para medir a evolução de cada um.

Ainda assim, também consegue ser um termômetro da satisfação dos funcionários, ajudando o RH a repensar maneiras de explorar melhor a sua cultura e outros aspectos, como os benefícios corporativos. O iFood Benefícios fornece um cartão com todos os benefícios em um só lugar, o que torna a experiência do colaborador muito mais positiva. Clique aqui e conheça.

Conclusão

Até aqui foi possível perceber que as reuniões de one on one são essenciais para que uma empresa prospere e eleve seu nível de produtividade. Além disso, ajuda na manutenção do bom clima organizacional e na resolução de problemas internos.

Isso cria funcionários mais confiantes e aptos ao seu trabalho, que performam melhor, evoluem em sua carreira, e tendem a permanecer mais tempo na organização. Aposte no 1:1 e colha resultados incríveis!

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