Gestão de Tempo: 5 dicas que irão melhorar a produtividade da sua equipe!

A gestão de tempo é um dos pontos mais desafiadores da vida moderna, especialmente no home office. Isso ocorre pois precisamos dar conta de muitas atividades ao mesmo tempo, sejam profissionais ou pessoais.

Mas é possível organizar a rotina para que todas as atividades sejam realizadas de forma assertiva no dia a dia, sem deixar nenhuma prioridade de lado. Quer saber como aplicar na sua empresa? Descubra agora, neste artigo!

Índice:

• O que é gestão de tempo?
• Entenda qual a sua importância.
• Qual a relação gestão de tempo X produtividade?
• Como implementar gestão de tempo para empresas?
• Gestão de tempo no home office
• 5 dicas para implementar gestão de tempo na sua equipe
• Exemplos práticos de gestão de tempo

O que é Gestão de Tempo?

A gestão de tempo é o ato de planejar as tarefas, definindo prioridades e identificando a média de tempo gasto para execução de cada uma, a fim de otimizar a produtividade.

Dessa forma, ao fazer uma boa gestão do tempo, você consegue entregar atividades dentro do prazo, com mais eficiência, ou seja, dedicando menos tempo para a finalização das tarefas.

Além disso, é uma forma de entender quais tarefas podem ser executadas por você e quais podem ser delegadas para o time, para trazer dinamicidade e evitar sobrecarga nos colaboradores.

Entenda qual a sua importância

Sabe aquela famosa frase: “precisaria de mais horas no dia para finalizar todas as minhas tarefas”? Esse é um exemplo claro de falta de gestão de tempo. Quando isso acontece, fica evidente que saber gerir o tempo é muito importante.

Além de ser uma maneira de assegurar o cumprimento de prazos e otimização das entregas, a gestão de tempo também ajuda a:

• tornar a equipe mais disciplinada e focada;
• aumentar a produtividade;
• trazer melhores resultados mais rápido;
• dar autonomia para o time;
• gerar mais confiança entre líderes e liderados;
• previsionar melhor as entregas e trazer momentos de respiro entre cada uma delas;
• diminuir a sobrecarga e estresse, já que o volume de demandas é acordado de forma antecipada.

Qual a relação gestão de tempo x produtividade?

A gestão de tempo e a produtividade andam juntas. Quando se organiza bem o seu tempo, fica fácil realizar as atividades diárias. Portanto, a produtividade tem relação direta com a administração do tempo.

O que é produtividade? Trata-se da capacidade de organizar os compromissos e atividades que precisam ser realizadas ao longo do dia. Principalmente no âmbito profissional, pois é ele que traz o sustento, a rentabilidade do que se produziu.  

Como implementar Gestão de Tempo para empresas?

O primeiro passo para implementar esse conceito em uma organização é definir qual será a ferramenta de gestão de tempo a ser utilizada por todos e como o processo será organizado. 

Além disso, é interessante definir encontros na agenda, sejam semanais ou diários, para realizar planejamento e trazer updates das tarefas.

Esse tipo de dinâmica de trabalho faz parte das metodologias ágeis, que ajudam a estimar prazos, definir metas, e controlar as entregas, trazendo sempre eficiência para a rotina.

Dessa forma, encontre o modelo ideal para o seu negócio e treine o time para se adaptar a essa mudança. Contar com a ajuda de profissionais especializados em gestão de projetos pode ser uma boa alternativa também.

Gestão de Tempo no Home Office

Sabemos que o Home Office é uma realidade de boa parte da sociedade atual, e que a gestão de tempo ainda é um desafio para muitos profissionais que trabalham nesse formato.

Isso porque as distrações em casa podem ser maiores, já que muitos não moram sozinhos e precisam dividir a atenção entre trabalho e família. Para que o modelo remoto não seja um problema, é preciso que os trabalhadores tenham disciplina e busquem um ambiente mais tranquilo possível para executar suas tarefas.

Mesmo em casa, contar com ferramentas de gestão de tempo também é essencial para que todos tenham visibilidade do que tem sido feito.

Um grande ponto positivo trazido por pessoas que trabalham em Home Office é justamente a flexibilidade de horários e a maior disponibilidade, já que não precisam gastar tempo no trânsito ao se deslocar para o escritório. Por isso, se feita de forma correta, a gestão do tempo em casa pode ser ainda mais eficiente!

5 dicas para implementar Gestão de Tempo na sua equipe 

É importante pensarmos que a gestão do tempo e a produtividade são dois pontos que podem ser aplicados no dia a dia das organizações, fazendo com que os colaboradores e os membros da equipe consigam realizar melhor as suas atividades.

Dessa forma, não se trata de ocupar-se com inúmeras tarefas o dia todo, deixando de lado a qualidade da execução delas. Em vez disso, é sobre lançar mão da produtividade para executar o que precisa ser feito e ainda ter tempo para ajudar a sua equipe. 

Vamos às dicas práticas de como melhorar a gestão de tempo e produtividade da sua equipe de trabalho?

Tenha um bom planejamento de demandas

Deve-se planejar a semana com antecedência, de preferência no final de semana para que você e sua equipe visualizem o que precisa ser feito em cada dia. Assim vocês não correrão o risco de esquecerem alguma tarefa importante.

Se não tiver um planejamento para as demandas extras, não há como organizar a rotina, passando a impressão de que não estamos cumprindo tudo o que deveríamos fazer no dia, comprometendo a gestão do tempo. 

Defina prioridade entre as entregas e atividades

Assim que você organiza a rotina da semana, será mais fácil definir o que é prioridade ou não na hora de realizar as atividades e compromissos diários.

Como saber o que é prioridade ou não? Vamos tocar em alguns exemplos de tarefas prioritárias da sua empresa: 

• Envio de e-mails aos clientes e fornecedores;
• Pagamento de contas;
• Organização de documentos;
• Elaborar relatórios de acompanhamento das vendas do mês;
• Delegar tarefas aos colaboradores e parceiros do negócio.

Essas são apenas algumas das tarefas que podemos citar relacionadas à sua empresa, mas você também pode incluir atividades pessoais em uma lista separada para não se perder no seu dia, como por exemplo, praticar atividade física e etc.

Vamos imaginar também que você precise fazer um check-up médico, pois está sentindo dores no corpo. 

Sabemos que muitas pessoas costumam adiar os cuidados com a saúde. Porém, ela passa a ser prioridade quando os sintomas estão mais evidentes e começam a atrapalhar a sua vida diária normal, sendo necessário, então, abrir mão das atividades da empresa para cuidar de si.

Há algumas tarefas que podem ser determinadas para um colaborador, principalmente quando se trabalha com uma equipe grande. Podemos citar atividades de atendimento ao cliente, onde você pode delegar um colaborador ou alguém da sua equipe para fazer isso.

Inclusive o envio de e-mails para os fornecedores. É possível aproveitar para delegar essa tarefa para o pessoal responsável pelas compras e pagamentos dos boletos da sua empresa.

Delegue as tarefas entre a equipe

E por falar em delegar as tarefas, não pense duas vezes quando o assunto é definir alguém para te ajudar a resolver as atividades e compromissos da sua empresa.

Ter uma pequena, média ou grande empresa já nos demanda muito tempo e você não precisa fazer tudo ao mesmo tempo. Conte com a sua equipe para te ajudar nessa jornada rumo a delegar as tarefas e se concentrar naquilo que é da sua função.

Faça reuniões mais rápidas e assertivas

Precisa conversar com a sua equipe sobre algo importante? Marque reuniões semanais ou mensais que tenham duração de tempo mínimo, pois são cruciais quando precisamos de mais tempo para organizarmos as nossas tarefas.

A não ser que seja um caso específico, reúna-se com todos os colaboradores de uma só vez, assim você poupa o seu tempo e o deles também. Assim, poderão produzir mais, tais como, fazer reuniões em pé (ou via videoconferência) e já trazer a pauta da reunião para otimizar o tempo da sua equipe. 

Reveja periodicamente as prioridades e metas da sua organização 

As metas não podem se perder ao longo do tempo. Isso se aplica às organizações, pois se os objetivos não forem claros e possuírem uma data para serem cumpridos, será um pouco mais difícil realizá-las em tempo hábil.

Se algum imprevisto acontecer ou a sua equipe se perder no meio do caminho, não deixe de rever as metas e os objetivos traçados para aquele mês, alterando o que for necessário para que elas tenham a ver com o que você está buscando em sua empresa.

Exemplos de gestão do tempo e produtividade entre equipes  

Vimos que a gestão do tempo é um dos pilares da produtividade, pois se você organiza as suas tarefas de maneira diária, semanal e mensal, a sua produção aumentará e será possível ver esses compromissos realizados. 

Isso é possível através de algumas ferramentas que você pode aplicar com a sua equipe para obter mais produtividade e organização do tempo. Vamos conhecê-las:

1. Checklist

Pode ser feito manualmente ou através de um programa simples de computador. Com ele, é possível organizar as tarefas da equipe durante o dia. Quando forem concluídas, basta marcar um x ou um sinal de check.

2. Agenda

Para muitas pessoas, esse método funciona e muito quando se fala em organizar o tempo e obter mais produtividade.

Você pode usar agenda física ou eletrônica, como a do Google Calendar, que além de poder marcar as reuniões diretamente no programa, ainda te lembra dos compromissos agendados durante o mês, semana e no dia.

3. Flexibilidade

Separe um tempo do dia para os imprevistos, já que eles podem acontecer na vida de qualquer pessoa. Para não contar com a sorte, é melhor reservar esse tempo do que ter que lidar com uma “bomba” no meio do dia e não saber o que fazer para desarmá-la. 

O que você achou das nossas dicas práticas para gerenciar melhor o seu tempo? Quando se tem uma organização simples e direta para as tarefas do seu dia a dia, fica muito mais fácil produzir, alcançar os seus objetivos e servir de inspiração para as pessoas que trabalham com você!

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