Prestação de contas de viagens corporativas: como fazer?

As viagens corporativas fazem parte da rotina de muitas empresas e envolvem uma série de despesas, como transporte, hospedagem, alimentação e outros custos relacionados ao trabalho. Para garantir que esses gastos sejam registrados corretamente e estejam de acordo com as políticas da organização, é fundamental contar com um processo eficiente de prestação de contas.

Mais do que reunir comprovantes, essa etapa permite ao RH e à área financeira acompanhar os valores gastos, conferir se as despesas estão dentro das regras estabelecidas e identificar possíveis inconsistências. Neste artigo, entenda como funciona a prestação de contas de viagens corporativas, quais informações devem ser apresentadas e como tornar esse processo mais simples e organizado.

O que diz a CLT sobre viagens a trabalho?

Colaboradores que viajam a trabalho possuem direitos e garantias previstos na legislação trabalhista, que devem ser considerados pela empresa durante o planejamento e a realização dessas atividades. Confira os principais a seguir:

1. Horas extras

A necessidade de pagamento de horas extras em viagens corporativas depende da jornada e do controle de horas do colaborador.

Empregados que possuem registro de horas

Quando o trabalho realizado durante a viagem ultrapassa a jornada habitual do profissional, as horas excedentes podem gerar direito ao pagamento de horas extras. A jornada considerada é, em regra, de 8 horas diárias ou 44 horas semanais.

Para esses profissionais, o período efetivamente trabalhado durante a viagem deve ser registrado no sistema de controle de ponto. Assim, caso haja extrapolação da jornada, as horas adicionais devem ser tratadas da mesma maneira que seriam em um dia normal de trabalho.

A remuneração das horas extras é, em regra, superior ao valor da hora normal, observadas as regras legais e eventuais normas coletivas aplicáveis.

Empregados que não possuem registro de horas

Para profissionais enquadrados em situações nas quais não há controle de jornada, como determinadas funções de confiança, as regras de horas extras podem ser diferentes. Nesses casos, é necessário avaliar o enquadramento do cargo e as condições específicas do contrato de trabalho.

2. Sobreaviso

O sobreaviso ocorre quando o profissional permanece à disposição da empresa, aguardando eventual convocação para trabalhar durante determinado período.

A caracterização dessa situação depende das condições em que o trabalhador permanece à disposição e das regras aplicáveis ao seu contrato. Por isso, empresas que adotam esse tipo de regime devem estabelecer critérios claros e observar a legislação trabalhista e as normas coletivas correspondentes.

3. Intervalos

Os períodos de descanso continuam sendo importantes durante viagens corporativas. A empresa deve respeitar os intervalos previstos para a jornada de trabalho, mesmo quando as atividades são realizadas fora do local habitual.

Também é importante diferenciar o tempo efetivamente trabalhado do período de descanso. O simples fato de o colaborador estar viajando ou pernoitando fora de casa não significa, automaticamente, que esse período corresponda a horas trabalhadas.

4. Seguro e acidentes

A empresa deve adotar medidas para preservar a segurança e a integridade dos profissionais durante viagens a serviço. Caso ocorra um acidente relacionado ao trabalho, a situação pode ser caracterizada como acidente de trabalho, conforme as circunstâncias e os critérios legais aplicáveis.

Por isso, o planejamento de viagens deve considerar os riscos envolvidos, os procedimentos de emergência e, quando adequado, a contratação de um seguro-viagem corporativo.

5. Despesas de viagem a trabalho

Os custos relacionados às atividades profissionais realizadas fora da empresa também precisam ser considerados no planejamento da viagem. Como os riscos da atividade econômica são responsabilidade do empregador, despesas necessárias à realização do trabalho não devem ser simplesmente transferidas ao colaborador.

Para evitar dúvidas e facilitar a prestação de contas, é importante que a empresa tenha uma política de viagens clara, informando quais despesas são reembolsáveis, quais limites devem ser observados, quais comprovantes são necessários e quais gastos não estão contemplados.

Leia também: Reembolso corporativo: como evitar erros, fraudes e atrasos

Tipos de pagamento das despesas de viagens corporativas

As despesas de uma viagem corporativa podem ser administradas de diferentes formas, dependendo da política adotada pela empresa e da frequência com que os colaboradores realizam deslocamentos a trabalho. Definir previamente como os gastos serão pagos, comprovados e reembolsados ajuda a evitar dúvidas, facilita a prestação de contas e proporciona mais controle financeiro. Entre as principais formas de gestão estão:

Reembolso de despesas

O reembolso consiste na devolução ao colaborador dos valores que ele pagou durante a viagem. Para que o processo seja organizado e transparente, a empresa deve estabelecer uma política clara, indicando quais despesas podem ser reembolsadas, os limites aplicáveis e quais documentos devem ser apresentados na prestação de contas.

Adiantamento de despesas

Antes de uma viagem corporativa, a empresa pode optar por antecipar ao colaborador o valor estimado para os gastos ou realizar o reembolso posteriormente, após a comprovação das despesas.

Quando há adiantamento, o orçamento previsto é transferido ao profissional antes do compromisso. Mesmo nesse modelo, é importante guardar notas fiscais, recibos e demais comprovantes exigidos pela política interna, permitindo que os valores utilizados sejam devidamente registrados e justificados.

Diárias de viagem

As diárias correspondem a valores concedidos antecipadamente para cobrir despesas relacionadas à viagem, sendo uma alternativa especialmente comum para profissionais que realizam deslocamentos com frequência.

Dependendo das regras estabelecidas pela empresa, podem contemplar gastos como alimentação, telefone, internet, transporte, hospedagem e outras despesas necessárias durante o período fora do local habitual de trabalho.

Com a Reforma Trabalhista, a legislação passou a estabelecer que as diárias para viagem não integram a remuneração do empregado, independentemente do valor pago. Dessa forma, quando observados os requisitos legais, esses valores não compõem a base de cálculo de encargos trabalhistas e previdenciários.

Como gerir as despesas e viagens corporativas?

O planejamento é uma etapa essencial para controlar os custos e organizar as viagens corporativas. Com processos bem definidos, a empresa consegue antecipar despesas, reduzir imprevistos e facilitar o acompanhamento dos valores gastos pelos colaboradores.

Sempre que possível, é interessante contar com soluções que centralizem e simplifiquem a gestão das viagens, além de estabelecer uma Política de Viagens clara, que determine regras para aprovações, pagamentos e reembolsos. Para isso, o planejamento deve considerar:

• Objetivo da viagem e cronograma das atividades;
• Responsáveis pela aprovação e organização do deslocamento;
• Reserva antecipada de passagens, hospedagens e transportes;
• Estimativa dos gastos previstos durante a viagem;
• Definição dos meios de pagamento, como cartão corporativo;
• Comunicação clara com os colaboradores antes e durante o deslocamento.

Como contabilizar despesas de viagens?

Registrar e acompanhar as despesas de viagens corporativas exige organização e atenção aos detalhes, especialmente porque esses deslocamentos podem representar uma parcela significativa dos custos da empresa. Nesse cenário, um dos principais desafios é controlar os gastos de forma eficiente, evitando desperdícios e garantindo que os recursos disponíveis sejam utilizados da melhor maneira.

Algumas medidas podem ajudar a tornar esse processo mais simples, ágil e seguro. Confira:

1. Centralize a gestão de viagens e despesas

Adotar um sistema único para controlar, acompanhar e analisar os gastos com viagens corporativas facilita a organização das informações e melhora a gestão financeira. Uma plataforma integrada permite centralizar etapas como solicitação de reembolso, acompanhamento das despesas e controle dos períodos pré e pós-viagem.

Além disso, a integração com sistemas de gestão, como ERPs, facilita o compartilhamento de informações e a geração de relatórios, proporcionando mais transparência, controle e compliance.

2. Use um aplicativo para registrar as despesas

Aplicativos voltados à gestão de despesas corporativas podem oferecer mais autonomia aos colaboradores e reduzir o tempo gasto com tarefas administrativas. Em vez de preencher planilhas ou elaborar relatórios manualmente, o profissional consegue registrar os gastos diretamente pelo celular.

Recursos como a tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) também tornam o processo mais prático. Com ela, é possível digitalizar recibos e notas fiscais, permitindo que as informações sejam extraídas e registradas no sistema de acordo com os parâmetros definidos pela empresa.

3. Utilize um cartão corporativo

O cartão corporativo é uma alternativa para concentrar e controlar os gastos realizados pelos colaboradores durante as atividades profissionais. A empresa pode estabelecer previamente limites e categorias de utilização, facilitando o acompanhamento das despesas e reduzindo o risco de gastos fora das regras estabelecidas.

Além de proporcionar maior controle financeiro, essa ferramenta pode simplificar a gestão das despesas e tornar a prestação de contas mais organizada.

Para tornar a gestão de benefícios mais eficiente, contar com soluções que centralizem processos e facilitem o acompanhamento das despesas também faz diferença na rotina do RH. O iFood Benefícios reúne diferentes benefícios em uma única plataforma, oferecendo mais praticidade para as empresas e flexibilidade para os colaboradores. Dessa forma, é possível simplificar a administração, reduzir processos manuais e proporcionar uma experiência mais adequada às diferentes necessidades dos profissionais.

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